Gestión de turnos de trabajo: cómo organizar horarios sin errores

La gestión de turnos de trabajo ha sido, durante años, un arte que han tenido que dominar los responsables de las compañías, pues han debido cuadrar las necesidades operativas de la empresa con los descansos de los trabajadores y sus preferencias.

Siempre ha sido algo que ha generado, por decirlo de una manera suave, fricciones entre los empleados y sus jefes. Por suerte, ahora es posible tener un programa para hacer horarios de trabajo, lo que consigue que esta misión sea más sencilla.

¿Qué es la gestión de turnos de trabajo?

Consiste en asignar a cada empleado su tiempo de trabajo para cumplir las necesidades de la compañía. Ahora bien, es más complejo de lo que parece, puesto que es necesario tener en cuenta varios factores.

Entre ellos están los descansos obligatorios de turno a turno (de al menos 12 horas), las vacaciones, los días festivos e incluso las ausencias que nadie tenía previstas, como las bajas laborales.

Por si esto fuera poco, en muchos negocios las necesidades cambian con las semanas o incluso con los días. Esto último es lo que ocurre en un restaurante, pues no se requiere el mismo personal un lunes que el fin de semana.

Al final se convierte en una tarea de planificación estratégica, que se debe realizar cumpliendo la ley de una manera escrupulosa. Debido a ello, ahora se usan tanto los programas para hacer cuadrantes de trabajo.

Por qué una buena gestión de turnos mejora la organización de tu empresa

No siempre se tiene en cuenta, pero lo más valioso de una empresa es el capital humano. Este se siente más respetado si la gestión de turnos de trabajo es la adecuada, lo que también evita el caos dentro de la organización.

Reduce errores en horarios y cuadrantes

Algo inherente al ser humano es el fallo. Todos nos equivocamos, por lo que es normal que los cuadrantes a mano contengan errores. Una buena administración y la ayuda de un software de gestión de turnos previenen estos errores.

Con ello se evitan solapamientos, huecos que no se detectan a tiempo, dejar servicios sin cubrir o localizar a un empleado que ese día debería estar descansando.

Mejora la cobertura de personal

Llamar a más personal del necesario, además de ser un error, es muy costoso para el negocio. Algo similar pasa si faltan empleados porque no se ha hecho bien un cuadrante de trabajo. Haciéndolo de manera correcta, los costes laborales se optimizan y se garantiza la calidad del trabajo de ese turno.

Facilita el control de horas trabajadas

Si se organizan bien los turnos, es muy sencillo ver cuántas horas normales u ordinarias ha hecho cada trabajador, si hay que pagarle horas extra o le pertenecen descansos, etc. La gestión de nóminas agradece esta claridad, pues se realiza de una manera fluida y sin errores.

Ayuda a cumplir con el registro de jornada

Ya desde hace años, 2019 en concreto, en España hay que registrar la jornada de manera obligatoria. Este registro se basa en una buena planificación de turnos.

En el caso de que el inspector aparezca y los solicite, la mejor defensa para la empresa son cuadrantes claros que conserven la coherencia entre los registros reales y los fichajes.

Problemas habituales al gestionar turnos de forma manual

Aunque en los últimos tiempos la mayoría de las empresas se han digitalizado, aún quedan algunas que confían en el “arte de los encargados”. Los cuadrantes están en su cabeza o en un Excel, por lo que se dan situaciones complicadas en demasiadas ocasiones.

Cuadrantes desactualizados

Sobre un papel es posible escribir cualquier cosa. Eso quiere decir que el cuadrante puede ser perfecto, pero si un empleado llama porque no se encuentra bien o tiene que cuidar a un familiar, esa perfección desaparece.

Con un cuadrante hecho de forma manual, no se puede enviar una versión actualizada a todos los empleados y a los encargados.

Cambios de última hora difíciles de controlar

Cuando los cambios se acuerdan por mensajería o mediante la palabra, la gestión de los turnos de trabajo se convierte en un infierno. No hay trazabilidad y llegan las discusiones sobre a quién le correspondía ese turno o quién debe cubrir una ausencia.

Errores en descansos, vacaciones o ausencias

Algo en lo que es clara la ley que afecta a los trabajadores es en el apartado de los descansos entre jornadas, que son de 12 horas. Si se gestionan los turnos de forma manual, tener un error con esto es habitual.

Lo mismo pasa con las vacaciones o las ausencias. De esta manera, poner los turnos en un papel expone a la empresa a sanciones, pérdidas económicas y a los conflictos con los empleados.

Falta de visibilidad sobre horas reales trabajadas

Anotar los cuadrantes a mano es algo antediluviano. Cuando termina el mes, aquel que tiene que gestionar los pagos se encuentra con una montaña de papeles y anotaciones, lo cual hace difícil saber cuántas horas se han hecho. Todo ello deriva en errores al llevar a cabo los pagos.

Cómo hacer una gestión de turnos de trabajo más eficiente

Ahora es muy sencillo realizar el cambio, pues hay programas para hacer cuadrantes de trabajo que puede usar cualquiera.

Define horarios y necesidades por puesto

Lo primero es elaborar una lista de cada área del negocio. Entonces se crea otra de cuántas personas son necesarias y si dentro de ellas tiene que haber alguien de perfil técnico. Eso es en cada turno y al final se debería obtener una plantilla con los horarios que servirá para hacer la gestión de las rotaciones de trabajo más sencilla.

Centraliza la información en una sola herramienta

De poco sirve tener toda la información sobre los turnos dispersada por varios lugares. Siempre es mejor centralizarla en un único punto, el cual debe estar accesible para los responsables y también para los empleados. Así, todos tendrán el mismo calendario con los turnos.

Registra ausencias y vacaciones

Dentro de la planificación de los turnos, hay que dejar espacio tanto para las vacaciones como para las ausencias. Con ello, el responsable de gestionar los turnos se adelanta y puede buscar sustitutos con un margen razonable.

Conecta turnos con el control horario

Tanto el sistema de control horario, el de fichar, como el de turnos tienen que estar conectados entre sí. Así se sabe enseguida si un empleado no ha fichado, si ha llegado tarde, se ha equivocado de turno, etc.

Qué debe incluir un programa para hacer horarios de trabajo

Existen muchos programas para hacer cuadrantes de trabajo, pero no todos son iguales. Los mejores incluyen los siguientes puntos que vamos a ver a continuación.

Creación sencilla de horarios

Una interfaz intuitiva ayuda mucho. Debe permitir copiar turnos, arrastrar a los empleados de uno a otro, etc., en unos pocos segundos.

Gestión de empleados y turnos

Todos los empleados no pueden hacer todos los turnos. De ese modo, el software tendrá eso en cuenta con la posibilidad de asignar roles y preferencias.

Control de ausencias

Esto se ve con un panel que debe ser lo más claro posible. En él se visualiza qué trabajadores están de baja, de vacaciones o los que tienen permisos para no asignarles turnos.

Informes y exportación de datos

Los datos son muy valiosos. Por eso, esta clase de programas dan la posibilidad de crear informes y exportar datos para Recursos Humanos. Algunos de estos informes tienen que ver con el absentismo, las horas de cada trabajador o cuántas horas extra suele realizar.

Ventajas de un programa para hacer cuadrantes de trabajo frente a Excel

Excel es una herramienta que se lleva usando décadas a nivel empresarial. Es muy potente, pero es una hoja de cálculo que no tiene lo necesario a la hora de gestionar empleados.

Menos errores administrativos

Al trabajar con fórmulas, siempre está la posibilidad de que alguna se rompa. Una sola equivocación en un signo o en una letra deja la hoja inservible. Los programas que hacen cuadrantes son mucho más “amables” y funcionan de una manera amigable que evita errores.

Más rapidez para actualizar cambios

El mismo software se encarga de enviar un mensaje a los afectados si hay un cambio en los turnos. Esto no pasa en Excel, puesto que con este programa hay que avisar a los trabajadores de manera manual.

Mejor trazabilidad de jornadas

Cuando alguien hace un cambio en un software de gestión de turnos, queda un registro del usuario y de la hora. Así se puede saber qué persona ha llevado a cabo cambios o quién ha asignado los turnos. Eso hace que la transparencia sea total.

Acceso desde cualquier dispositivo

Todos los trabajadores pueden consultar su turno usando su smartphone desde cualquier sitio. No tienen que preguntar a sus compañeros ni llamar a la oficina con el fin de saber cuándo deben ir a su puesto de trabajo.

Software de gestión de turnos y control horario: una combinación clave

Planificar los turnos es algo muy importante, pero hay que tener la certeza de que esos turnos se están cumpliendo. Aquí es donde entra la combinación y la integración con una herramienta como la que nosotros ofrecemos, Fichar en el Trabajo.

Con este software se sabe cuándo entran los integrantes del equipo, cuándo salen, a qué hora han realizado la pausa para el café o si han ido a comer.

Este sistema es muy potente, pues sin intervención humana conoce todas las situaciones: si alguien no ha ido a trabajar, si está excediendo las ocho horas o qué empleados han llegado tarde.

Cómo puede ayudarte Fichar en el Trabajo con la gestión de turnos

1. Fichar en el Trabajo es una solución que ha logrado combinar la potencia con la sencillez. No se trata solo de una aplicación con la que se cumple la ley, sino que se aporta un panel de control completo.
2. Gestión de horarios. La gestión de los turnos de trabajo se hace de manera visual y rápida. Cualquiera puede crear un cuadrante en muy poco tiempo.
3. Panel del gerente. Desde un único lugar, los responsables ven la estructura completa de la empresa. Es posible asignar empleados a los diferentes turnos, departamentos o centros de trabajo.
4. Visión de fichajes en tiempo real. Desde el panel del gerente se ve en tiempo real el estado de la plantilla.
5. Gestión de ausencias. Vacaciones, permisos y bajas están centralizados en un único lugar. Eso hace que no se den turnos a empleados que no están disponibles.
6. Informes automáticos. Con un solo clic se generan informes legales en varios formatos. Pueden servir para procesar nóminas, aclarar malentendidos con los empleados o para la Inspección de Trabajo si lo solicita.
7. Acceso universal. Tanto desde el lado de la empresa como del lado del empleado, Fichar en el Trabajo proporciona un acceso universal. Eso quiere decir que se puede acceder al programa desde una tablet, el móvil o la web.