Como ocurre en todos los sectores, el control horario en el transporte es obligatorio por ley. Por eso, las empresas deben implementarlo, aunque en este caso obtienen algunos pequeños beneficios extra.
En concreto, hablamos de la geolocalización de los vehículos, el panel de control de la flota y el que los conductores puedan fichar desde cualquier parte.
Si por algo se caracterizan los negocios relacionados con el transporte, es por la movilidad de sus trabajadores y por los horarios dispares. De ese modo, no pueden usar un sistema de control horario genérico.
Dentro del sector hay cierta confusión, ya que piensan que, como el tacógrafo anota las horas de conducción, ya no necesitan implementar un registro de jornada para conductores.
Esto no es así, puesto que el tacógrafo no basta a la hora de cumplir con el Real Decreto-ley 8/2019, pues este no controla todo el tiempo de trabajo de los conductores.
Los empleados del sector del transporte no realizan su jornada en una misma ubicación. Uno de los conductores puede estar en otro país, otro repartiendo paquetes en la ciudad y otro de los asalariados en el almacén.
Por eso, estas empresas necesitan una herramienta que pueda registrar la jornada laboral de todos los empleados, estén donde estén.
Gracias a la existencia de un programa de control horario para el transporte, las empresas reducen su carga administrativa. Ahora, los datos se obtienen de manera digital en tiempo real y se procesan de forma automática.
Así, se consigue que los trabajadores del área de RR. HH. puedan usar su jornada en tareas productivas, en lugar de estar sumando horas a mano o pasando datos a archivos de Excel enormes, lo que siempre conlleva errores.
Con el fin de que el control horario de los conductores, y del resto de empleados de una empresa de transporte, funcione, lo mejor es que sea sencillo de usar y que se pueda fichar desde varios dispositivos.
Los conductores suelen estar fuera, de manera que ellos son los que más se benefician de poder fichar desde una app instalada en el móvil o en la tablet de empresa puesta en la entrada.
Por su parte, el personal que trabaja en las naves puede hacerlo en un PC o incluso desde una tablet instalada en el almacén.
También existe la posibilidad de que el control horario para el transporte se haga en la propia base. Por ejemplo, el chófer del camión puede fichar en la base nada más empezar la jornada y hacerlo de nuevo al volver si realiza transporte regional.
El control horario para conductores se debe adaptar a las diferentes empresas de transporte, ya que hablamos de un sector que es muy amplio.
Aquí es donde las compañías más se benefician de tener un registro de la jornada de los conductores a través de una app, pues si los trabajadores hacen transporte nacional o internacional, es normal que estén fuera de la base varios días a la semana.
Estos conductores tienen una movilidad enorme. En este caso, las aplicaciones de control horario para conductores aportan una ventaja, que consiste en la posibilidad de geolocalizar al conductor cuando ficha.
En este caso, el control horario de los conductores también es muy importante. Dentro del sector la puntualidad es esencial. Así, con una app de control horario en el transporte se sabe la hora a la que los conductores inician los viajes mientras se cumple con la legalidad.
Dentro del sector del transporte hay empleados que no conducen o que solo lo hacen de vez en cuando. Por eso, la herramienta de control horario también se debe adaptar a estos perfiles.
Usar programas de control horario hace muy sencillo elaborar informes, los cuales no solo son útiles a nivel legal, sino que también lo son para que los responsables de tráfico tomen decisiones, vean si es posible mejorar las rutas, etc.
Todos los informes están disponibles con un par de clics. Por ejemplo, es posible ver el trabajo que ha realizado un conductor en un periodo de tiempo determinado, como un trimestre, un mes o una semana.
Se exportan en formato Excel o PDF, por lo que es muy sencillo hacer búsquedas en ellos, enviarlos o incluso convertirlos en gráficos.
Por lo especial de las condiciones de trabajo del transporte, no todas las horas se consideran igual. Unas tienen que ver con la conducción efectiva (el vehículo se mueve) y otras con la disponibilidad (el chófer está esperando una descarga o hace un descanso obligatorio).
Los programas de control horario para transportistas no sustituyen al tacógrafo, pero ayudan a reflejar la realidad de la jornada laboral. Así se calculan las horas extra a la perfección y se respetan los descansos de los conductores.
Mediante un sistema de control de horas digitalizado, dar un informe a la Inspección de Trabajo es muy fácil. Lo mismo ocurre si lo pide cualquier otra autoridad, pues se puede hacer en segundos sin necesidad de buscar entre miles de papeles.
Nuestro sistema de control horario para el transporte tiene en cuenta todo lo que hemos ido viendo hasta ahora y funciona de la siguiente forma:
El conductor accede a la app desde la tablet de la empresa o la puede descargar en su smartphone.
Cuando empieza la jornada, solo debe entrar en la app y pulsar el botón "Entrada". La geolocalización puede estar activa o no. Si se activa, guarda las coordenadas en ese momento y a lo largo del día el conductor registra las pausas que haga de la misma manera.
La información que recoge la app se guarda en la nube, por lo que no se puede perder aunque el móvil se rompa. Por seguridad, siempre va encriptada, de manera que la información queda a salvo de ojos ajenos.
En la sede de la empresa, los responsables ven quién está trabajando en cada momento. Así, gestionan las incidencias, crean informes o aprueban las horas de trabajo sin errores.
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Empieza tu prueba gratuitaGestionar un equipo de trabajo no es sencillo. De hecho, va mucho más allá de saber cuántas horas realiza cada empleado, puesto que la vida laboral de las personas siempre puede ser compleja.
Desde la propia app de control horario para conductores, estos pueden solicitar vacaciones o días de asuntos propios. No tienen que pasar por la oficina, lo que facilita el trámite a aquellos trabajadores que casi siempre están fuera.
Esto también agiliza la gestión de las solicitudes al responsable, que las puede aprobar o denegar con un clic, tras lo cual el conductor recibe una notificación inmediata.
El sistema se encarga de guardar todos los registros de bajas, días libres, etc. La información está disponible tanto para el empleado como para la empresa, favoreciendo la transparencia y evitando malentendidos.
Con la información que da la app, las empresas ven en un gráfico qué conductores trabajan, cuáles están de baja o quiénes tienen el día libre. Eso hace que se puedan planificar los cuadrantes de una manera más sencilla.
Gracias a nuestra aplicación se cumple con la normativa legal en cuestión del registro de horas, lo que redunda en una enorme sensación de tranquilidad.
Hay que insistir en que el control horario en el transporte es obligatorio por el RD-ley 8/2019. En ocasiones, las empresas se confunden pensando que el tacógrafo ya es suficiente, pero no lo es y es necesario registrar la jornada por medios digitales.
Así, nuestra aplicación complementa al tacógrafo, que no es una manera válida de demostrar cuántas horas ha trabajado cada conductor de cara a las inspecciones.
Nuestro sistema hace que la documentación siempre esté disponible para las inspecciones. Almacena la información en la nube, por lo que es muy sencillo filtrar los datos de cada conductor que se guardan, al menos, cuatro años, como dicta la ley.
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