Máquina para fichar en el trabajo | La alternativa más económica
¿Necesitas una máquina para fichar en el trabajo? Descubre nuestra solución más cómoda, legal y económica
¿Qué es una máquina de fichaje y por qué las empresas la buscan?
La máquina de fichaje ya es un clásico en las empresas, y lleva acompañando a los trabajadores más de un siglo. De hecho, hasta no hace demasiado, este tipo de dispositivos permanecían inalterables al no haber evolucionado apenas.
Esta máquina para fichar siempre ha sido física y ha estado puesta en la empresa, pero con la transformación de los modelos de trabajo ha tenido que cambiar. Por eso, nosotros no ofrecemos una máquina de fichaje, sino algo diferente.
Cuando hablamos de una máquina para fichar en el trabajo, nos referimos a un dispositivo o sistema que se ha fabricado con la idea de registrar la jornada de los empleados. En concreto, lo que hacen es atestiguar a qué hora han entrado, a qué hora han salido y qué pausas han ido realizando.
Registro de entrada
Control exacto del inicio de jornada
Registro de salida
Fin de jornada documentado
Control de pausas
Gestión de descansos
Informes detallados
Datos para RRHH
Objetivos del control horario
Control riguroso del tiempo
El objetivo es llevar un control riguroso del tiempo que ha trabajado cada miembro del equipo, ya que de ello depende su nómina mensual. Además, se puede ver su rendimiento para poder asignarle más tareas o quitarle algunas.
Cumplimiento legal
Por otro lado, la máquina de control horario sirve a la empresa para cumplir con la legislación laboral en cuanto a la duración de la jornada y los descansos.
Inteligencia empresarial
Además, ahora buscan estos sistemas porque van un paso más allá, puesto que gracias al software es posible conocer la asistencia real de la plantilla, ver quién falta al trabajo e incluso se pueden obtener informes de productividad que ayudan a los departamentos de RR. HH. a tomar decisiones.
Funcionamiento tradicional de las máquinas de fichar empleados
Desde el inicio de la Revolución Industrial ya se vio la necesidad de tener un control de los empleados, de manera que se comenzó a fichar utilizando máquinas.
Tarjetas perforadas
Lo primero que se empleó, y se ha venido usando durante décadas, son las tarjetas. Estas eran unas tarjetas físicas de papel o cartón que se metían en una máquina que imprimía la hora. Fueron cambiando, y en los últimos años eran tarjetas magnéticas o de proximidad, que se acercaban o se metían en el lector electrónico.
Sistemas con PIN
Eso evolucionó y la máquina de control horario para los trabajadores prescindió de las tarjetas. No era raro, especialmente las magnéticas, que diesen problemas o que los empleados las perdiesen.
Por eso, se pasó a un tipo de máquina que funcionaba con un pin. De esa forma, el trabajador solo lo tenía que memorizar para poder fichar, sin llevar nada con él.
Sistemas biométricos
Ambas clases de máquinas poseían el mismo problema y es que los empleados se podían fichar entre sí, lo que supone un fraude. Para evitar esto se inventaron los sistemas biométricos, los cuales emplean características únicas como la huella o la cara.
Eso acaba con el fraude, pero lo cierto es que esta máquina para fichar empleados no se ha extendido. La razón es que no gusta a la Agencia Española de Protección de Datos, ya que en este caso la empresa tendría datos muy sensibles de sus empleados.
Sistemas basados en software
De ahí, sobre todo debido al teletrabajo y al trabajo híbrido, se pasó a los sistemas que se basan en software, a los que también se conoce como fichador virtual. Es lo último en las empresas y lo que más se usa en la actualidad.
Tipos de máquinas para fichar en el trabajo
La máquina de fichaje puede adoptar varias formas. De hecho, aquel que lleve décadas en el mundo laboral casi seguro que ha pasado por todas ellas.
Reloj mecánico
Dejando a un lado los sistemas manuales, como apuntar la hora en un papel, ya que no tiene nada que ver con las máquinas, la primera máquina de fichar en el trabajo fue la de tipo reloj.
Se trata de un reloj analógico en el que los asalariados meten una tarjeta física. La maquinaria interna la perfora e imprime la hora exacta.
Terminales de proximidad
Su evolución fueron los terminales de proximidad o con PIN. Se hizo muy popular al ser una máquina para fichar en el trabajo con un precio asequible y funcionaba acercando una tarjeta o con un PIN. No dejan de ser algo similar a los relojes mecánicos, pero sin imprimir la hora en un papel.
Máquinas biométricas
Esta manera de fichar no es muy segura, pues los trabajadores pueden fichar por sus compañeros. Así, se intentó cambiar e ir hacia las máquinas biométricas avanzadas, pero hay problemas al ser considerados los datos biométricos como de categoría especial.
Fichador virtual
De ahí, sobre todo debido al teletrabajo y al trabajo híbrido, se pasó a los sistemas que se basan en software, a los que también se conoce como fichador virtual. Es lo último en las empresas y lo que más se usa en la actualidad.
¿Qué es una máquina de fichaje y por qué las empresas la buscan?
Descubre cómo ha evolucionado el control horario desde sus orígenes hasta las soluciones digitales actuales
Un siglo de evolución continua
La máquina de fichaje lleva más de 100 años siendo parte fundamental del mundo laboral. Durante décadas, estos dispositivos permanecieron prácticamente inalterados.
Las máquinas físicas tradicionales están siendo reemplazadas por soluciones digitales. Nosotros no vendemos hardware, ofrecemos una solución inteligente que se adapta a los nuevos modelos de trabajo.
Definición técnica
Una máquina de fichaje es cualquier dispositivo o sistema diseñado para registrar y documentar la jornada laboral de los empleados: entradas, salidas, pausas y tiempo total trabajado.
Funciones principales del control horario
Registro de entrada
Marca el inicio exacto de la jornada laboral
Registro de salida
Documenta el fin del horario de trabajo
Control de pausas
Gestiona descansos y tiempo de comida
Informes automáticos
Genera reportes detallados para RRHH
¿Por qué las empresas buscan sistemas de control horario?
Tres objetivos estratégicos que impulsan la adopción de estas soluciones
Gestión precisa del tiempo
Control exacto de las horas trabajadas por cada empleado para calcular nóminas correctamente y evaluar el rendimiento individual.
Cumplimiento normativo
Garantiza el cumplimiento de la legislación laboral vigente sobre jornadas, descansos y registro obligatorio de horarios.
Inteligencia de negocio
Análisis avanzado de asistencia, productividad y patrones laborales para tomar decisiones estratégicas basadas en datos.
- Detección de patrones de absentismo
- Optimización de turnos y horarios
- Análisis de productividad por departamentos
¿Quién necesita una máquina para fichar obligatoria?
En España, desde que salió el Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, la máquina para fichar en el trabajo es obligatoria.
Todas las empresas y sus trabajadores, aquí no importa si es una PYME de dos empleados o una multinacional con 5.000, tienen que establecer una máquina para fichar a sus trabajadores sin apenas excepciones.
Estas solo alcanzan a algunos altos directivos o a empleados de regímenes especiales que ya registraban su jornada laboral de una manera diferente.
¿A quién afecta la obligatoriedad?
Empresas con empleados presenciales o turnos variables
Es crucial que las empresas que tienen personal que hace lo que ahora se conoce como trabajo presencial o físico, tengan un sistema que registre las entradas, las salidas y las pausas de una manera eficiente.
Así cumplen con la ley, a la vez que optimizan todo lo que tiene que ver con la asistencia y la puntualidad.
Lo mismo ocurre cuando en las compañías hay turnos variables o rotativos. Aquí, la flexibilidad del sistema de fichaje virtual es aún más importante, ya que se gestionan de una manera muy sencilla los cambios en los horarios, en los turnos, las horas extras, etc.
Empresas con teletrabajadores
La máquina de fichar es obligatoria para todos, lo que quiere decir que la empresa está obligada a ponerla a disposición tanto de los trabajadores que desarrollan su actividad de manera presencial, como de aquellos que realizan teletrabajo o se están moviendo constantemente (un ejemplo de esto serían los comerciales).
Cuando los turnos son variables, es más fácil cometer errores, los cuales se evitan empleando una máquina de fichar el horario que es virtual.
Negocios que deben cumplir con el registro de jornada laboral
En España la normativa legal es clara y no deja lugar a dudas sobre las responsabilidades de las empresas. De hecho, todos los negocios deben cumplir con este registro y la ley dice cómo han de hacerlo.
Registro diario
Se tiene que registrar la jornada todos los días y de forma individual. En el registro debe constar la hora exacta de inicio y de fin de la jornada de trabajo, de una manera fiable y no manipulable.
Conservación 4 años
Estos registros se tienen que conservar durante cuatro años, ya que las inspecciones pueden pedirlos hasta esa fecha. Además, hay que ponerlos a disposición de la Seguridad Social, la Inspección de Trabajo, los empleados y sus representantes legales. La disponibilidad tiene que ser inmediata.
Datos mínimos
El registro debe incluir algunos datos mínimos. Estos son los de la empresa, los del empleado, la fecha de la jornada, el inicio y el fin de esta. También hay otra información relevante, como las pausas o las horas extras.
Autenticidad garantizada
Los datos deben ser auténticos, sin la posibilidad de que se puedan modificar sin dejar un rastro. Por eso, cualquier máquina para fichar el horario en la actualidad (en especial las virtuales), cumple este requisito usando sellos de tiempo o trazas de auditoría.
Régimen sancionador
Incumplir la normativa es una infracción grave, con multas que pueden llegar a sobrepasar los 200.000 euros en su grado máximo.
Infracciones leves
626€ - 6.250€
Infracciones graves
6.251€ - 62.500€
Infracciones muy graves
62.501€ - 187.515€
Sólo necesitas una tablet
Somos conscientes de las dificultades que tienen las empresas más pequeñas para llevar a cabo este control horario y cumplir la ley a rajatabla. Por eso, hemos desarrollado una alternativa que supera las limitaciones que poseen las máquinas de fichar que todos conocemos.
Nuestro modelo de negocio no tiene que ver con la venta de una máquina de fichar personal, un hardware que suele ser muy costoso.
En lugar de eso, lo que ponemos a disposición de nuestros clientes es una aplicación de control horario de última generación, la cual puede ser instalada en una simple tablet. Así, esta se transforma en una máquina de fichar y de control horario fija, versátil y muy económica.
Nosotros apostamos por la seguridad y la movilidad, por lo que hemos creado una especie de máquina para fichar accesible desde varios dispositivos a la vez. El perfil gerente puede establecer desde dónde quiere que sus empleados puedan fichar, pudiendo diferenciar entre dispositivos únicos y asegurando la permanencia del sistema sin cortes ni restricciones.
Panel de Fichaje
09:45 AMConvierte cualquier tablet en tu propia máquina para fichar horario
Las máquinas de fichar en las empresas suelen ser un dispositivo específico y propietario, además de caro. Así, una de las ventajas de Fichar en el trabajo es que no te vamos a obligar a comprar una máquina.
Nuestra aplicación se ha diseñado para ser compatible con una buena parte de las tablets del mercado. De hecho, puedes convertir cualquier tablet Android que ya tengas (también un iPad, aunque en ese caso sin la aplicación) en tu propia máquina en la que fichan tus empleados.
Los costes iniciales son muy bajos o nulos si ya tienes una tablet. Además, esto te permite escoger el dispositivo que más te guste o reutilizar alguno de los que tengas (es normal que en los negocios haya una tablet para otras funciones).
Una tablet en tu empresa como si fuera una máquina de fichaje
Cuando ya tienes la tablet que vas a utilizar, nuestro equipo es el que se encarga de que funcione de una manera intuitiva, al igual que lo hace una máquina de fichaje tradicional y que todo el mundo sabe usar.
Este terminal se puede ubicar en cualquier parte de la empresa, aunque lo normal es que se coloque en algún punto muy visible como las zonas de paso frecuente o la entrada principal.
Se instala el dispositivo que queramos que registre las jornadas laborales en la entrada de la oficina sustituyendo la antigua máquina para fichar, de forma que los empleados fichan las entradas y salidas con su código pin. Es la opción que proponemos para los trabajadores in situ.
Incluye soporte y anclaje de seguridad para instalarla donde necesites
Si lo necesitas, podemos proporcionarte anclajes y soportes robustos. De esa forma, la tablet se fija de una manera segura y se evitan tanto los accidentes como los robos.
De ese modo, mediante el anclaje, la tablet siempre está en el mismo sitio y todo el mundo en la empresa sabe dónde tiene que ir para fichar.
Sabemos que lo mejor de los dispositivos inalámbricos es la portabilidad de un lugar a otro, pero si tu intención es que sustituya una antigua máquina para fichar o simplemente colocar la tablet en la pared para que permanezca siempre en el mismo sitio, te recomendamos estos soportes para pared, que aparte de realizar su función, disponen de anclaje de seguridad mediante llave, con lo que nadie sin permiso puede cambiarla de sitio.
Entrega con configuración lista y sistema de control horario legal
Nos encanta la flexibilidad. Por eso, te damos la posibilidad de que nos compres la tablet ya configurada o te proporcionamos las instrucciones para que configures la tuya.
Así, desde el primer momento, la vas a poder usar, disfrutando de un sistema de control horario que se actualiza para cumplir con la normativa legal vigente. Con nosotros, siempre tendrás la tranquilidad de que estás obrando de acuerdo a la ley.
Informes mensuales y firma digital para el registro de jornada laboral
Con la aplicación que ofrecemos, se generan informes mensuales detallados de cada empleado. En ellos se ven las horas de entrada, de salida, las pausas, las ausencias, las horas extras, etc. Así, todos los meses en RR. HH. pueden bajarse un PDF para ver cómo ha sido el desempeño de cada empleado en concreto.
También hemos incorporado la firma digital, por lo que los trabajadores validan sus registros de la jornada con una capa extra de seguridad, dando una mayor validez jurídica a estos datos.
Lo mejor de todo es que tú, como gerente, puedes ver el estado actual de las jornadas de tus trabajadores a tiempo real, consultar los registros mediante informes y todo desde tu panel del gerente, sin gastar tiempo en aprender cómo funciona la plataforma, ya que ha estado desarrollada en función de datos estadísticos de uso, evitando funcionalidades innecesarias y apostando por los datos y funciones que realmente te van a aportar valor.
¿Cuánto cuesta una máquina para fichar en el trabajo? Compara precios
Uno de los problemas que han tenido las PYMES, a la hora de colocar una máquina de fichaje, es el coste de esta. En muchos casos, la inversión era demasiado alta para registrar solo el trabajo de unos pocos empleados.
Costes habituales de una máquina de fichaje tradicional
Las máquinas de fichaje tradicionales son caras, empezando por el coste de la propia máquina o hardware. Este suele ser de 250 € para las más baratas y más de 1.000 euros cuando hablamos de las más sofisticadas.
Costes adicionales:
-
Instalación y configuración
A ello hay que sumar la instalación y la configuración. Eso suele requerir contratar personal técnico especializado, que además llega a cobrar costes por el cableado, la instalación de software, configuración de la red, etc. El precio de esto puede superar al de la propia máquina.
-
Mantenimiento y consumibles
No hay que olvidar el mantenimiento, el coste de los consumibles si hay tarjetas y las licencias de software. La máquina suele ser solo una parte de la solución, a la que hay que añadir el precio del software que ahora funciona con una licencia mensual.
Precio de nuestra solución con tablet + app incluida
Nuestra solución es mucho más económica. Si ya posees una tablet, solo debes pagar por la aplicación (puedes comprar una tablet Android por poco más de 100 euros).
Estructura de precios:
Así, el coste es de 5 euros al mes por cada panel de gerente, lo que ya incluye la licencia de un trabajador. Por cada empleado adicional cobramos 1 euro al mes.
Por poner un ejemplo para que se entienda mejor, una empresa de 10 trabajadores pagaría 14 euros al mes más IVA por nuestros servicios.
Incluye:
- Actualizaciones automáticas
- Soporte técnico
- Cumplimiento legal garantizado
- Sin costes de instalación
Calcula tu ahorro anual
Máquina tradicional
Primer año: 1.500€
Nuestra solución
Primer año: 168€
Tu ahorro
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Ahorras un 88%
Preguntas frecuentes sobre la máquina de fichar y sus alternativas
Llegados hasta aquí, seguro que aún tienes algunas dudas, las que nosotros calificamos como frecuentes porque son muchas las empresas que nos preguntan lo mismo.
No pasa nada porque no poseas una máquina física. Si no la hay en tu empresa, sí que debes procurar a tus empleados una manera de fichar, como la que ofrecemos nosotros.
Si no tienes máquina, ni proporcionas una de fichaje virtual, te expones a sanciones que llegan a ser muy altas.
Sí que es legal. Cumplimos con toda la normativa vigente y actualizamos la aplicación si hay cambios.
Los datos se almacenan en servidores seguros durante cuatro años, encriptados y se realizan copias de seguridad. De esa manera, demostrar los horarios si hay una inspección es algo muy sencillo.
Nosotros apostamos por la seguridad y la movilidad, por lo que hemos creado una especie demáquina para fichar accesible desde varios dispositivosa la vez. El perfil gerente puede establecer desde dónde quiere que sus empleados puedan fichar, pudiendo diferenciar entre dispositivos únicos y asegurando la permanencia del sistema sin cortes ni restricciones.
Fichar desde el móvil: Perfecto para que tus empleados que trabajan a distancia puedan fichar igual que el resto de sus compañeros. Simplemente, se instala la aplicación desde la PlayStore o la AppStore dependiendo de si el dispositivo que queremos para fichar sea Android o iPhone, por lo que el empleado inicia sesión y si tiene permisos para fichar con ingresar su código ya habría registrado su incorporación o su salida de la jornada.
Fichar desde el ordenador: Si lo prefieres, tus trabajadores pueden fichar desde sus puestos de trabajo iniciando sesión con su mail de empresa y su código pin desde sus ordenadores de trabajo a través de la sección en el menú "Acceder", con lo que si tiene permisos para fichar podrá registrar su inicio y fin de la jornada laboral.
¿Todavía tienes dudas?
Aparte de la obligatoriedad de la nueva reforma de mantener un registro de las jornadas de los trabajadores, instalar una aplicación para fichar en la empresa tiene ventajas que añaden valor a la empresa como conocer el estado de los empleados a tiempo real (desde el panel del gerente puedes ver los registros de tus trabajadores a tiempo real) y poder ver las ausencias, bajas, incorporaciones y vacaciones de forma más simple al tener una visión general de quién está trabajando y quien ha terminado ya su jornada laboral.
Olvídate de las máquinas de fichaje caras y complicadas Tu solución está a un clic
Otro punto a tener en cuenta son los envíos mensuales que nuestro sistema te realizará automáticamente y en un formato que te permitirá descargar todas las plantillas ya rellenadas para que puedas imprimirlas y que tus empleados las firmen.
Máquina tradicional
- Hardware costoso
- Instalación compleja
- Mantenimiento continuo
Nuestra solución
- Solo necesitas una tablet
- Configuración en minutos
- Actualizaciones automáticas