Control horario en sanidad: Gestión eficiente de turnos y cumplimiento legal

El control horario en sanidad es necesario y obligatorio, como en cualquier otro sector, pero lo cierto es que no es nada sencillo establecer unos horarios de entrada (y sobre todo de salida) rigurosos.

Además, hay que gestionar mucho capital humano que no debe ir cansado a trabajar, pues de ello puede depender la vida de los pacientes. De ese modo, con el fin de tener un centro de salud eficiente, es necesario que el control de la jornada sea riguroso.

La complejidad del registro de jornada en el sector sanitario

Cuando se analiza cómo se trabaja en un hospital, uno se da cuenta de que la jornada de ocho horas no siempre es posible. Un médico no puede dejar de atender una urgencia porque su turno acabó y esas urgencias le exigen una gran disponibilidad.

No son raros los turnos de doce horas, por lo que el control horario en la sanidad suele suponer un desafío de una enorme magnitud.

Gestión de guardias, turnos rotatorios y 24/7

La mayor complejidad proviene de la gestión de las guardias, donde se trabaja 24 horas, y de la gestión de los turnos rotatorios, que pueden ser de doce horas en muchos casos. Eso hace que contabilizar el tiempo de trabajo de una manera legal sea complicado.

Por suerte, existe el Estatuto Marco del personal estatutario de los servicios de salud, que aclara algunas situaciones:

• En ocasiones, las guardias no se cuentan como una jornada ordinaria para cumplir los límites horarios semanales. Eso hace que sea necesario un sistema automatizado destinado a gestionar las horas trabajadas.
• Se necesitan descansos compensatorios. El sistema de control horario debe tener en cuenta la necesidad de descanso. Ahora, lo habitual es que un sanitario que trabaja 24 horas en una guardia descanse todo el día siguiente.
• Una de las particularidades de la sanidad es lo que se llama continuidad asistencial. Antes de irse, los profesionales ponen al día a los que entran en el siguiente turno y ese es un tiempo que hay que remunerar.

Desafíos legales y técnicos del control horario en clínicas y hospitales

Por lo que estamos viendo hasta ahora, no sirve cualquier sistema de control horario en sanidad. Es necesario que sea específico o que se adapte a un entorno que es muy particular y que no tiene nada que ver con una fábrica o una oficina.

Seguridad de datos y privacidad en entornos médicos

Si existen datos sensibles, esos son los médicos. Es cierto que cuando se habla de control horario nos referimos a los sanitarios, pero es muy normal que estos datos y los de los pacientes estén integrados en el mismo sistema informático del centro.

De esta manera, la AEPD ha editado la Guía sobre el tratamiento de datos en el ámbito laboral que aquí es mejor seguir a rajatabla dado el tipo de información que se maneja. Por eso, el sistema de control horario debe cumplir con el RGPD y la LOPDGDD.

La Inspección de Trabajo se ha fijado en el sector

Entre los sectores en los que la Inspección de Trabajo ha puesto el foco está el sanitario. La razón tiene que ver con las denuncias que los trabajadores han elevado por falta de descansos y horarios maratonianos, en especial en el sector privado.

Ventajas de digitalizar el control horario en centros de salud

Digitalizar el control horario en sanidad tiene muchas más ventajas, las cuales van más allá de garantizar el cumplimiento normativo y evitar sanciones legales.

Aquellos centros que dan el salto, que además es obligatorio, ven cómo su gestión cambia por completo. Pasan de la gestión reactiva, que consiste en solucionar los problemas cuando aparecen, a una gestión proactiva que evita esos inconvenientes gracias a los datos.

Optimización de costes operativos y reducción del absentismo

Como ocurre en todos los sectores, el sanitario no es una excepción, en el que nos ocupa hay bastante absentismo laboral. Eso supone un enorme costo, tanto por el salario como por lo que cuesta contratar personal a última hora. Por si no fuese bastante, esto suele generar una sobrecarga de tareas en el equipo que sí acude a trabajar.

Aquí, con un sistema de control horario digital, es posible:

1. Ver los patrones. Enseguida se identifica si hay más bajas en una unidad. A veces, esto proviene de una carga de trabajo que no se puede sostener en el tiempo o de una mala administración de los turnos.
2. Se gestionan las sustituciones en minutos. Poco después de entrar, ya se sabe quién ha ido a trabajar y qué personas faltan. Esto permite que los supervisores reaccionen enseguida y puedan llamar al personal de refuerzo.
3. Reducción de errores administrativos. Al eliminar el factor humano en los cálculos de las horas, ya no hay fallos en las nóminas. Pagar menos de lo que corresponde a un médico o a una enfermera hace que se cree un clima de desconfianza que tarda un tiempo en disiparse.

Transparencia en el cómputo de horas extraordinarias y descansos

En ocasiones, el problema no es que existan los errores en las nóminas que hemos visto antes, sino que falta transparencia por parte del centro. Los profesionales no tienen la manera de ver cuántas horas han hecho a lo largo del mes o de saber cuándo descansan.

Mediante el control horario digital, esta falta de transparencia se termina. Desde una app en su móvil, los médicos, enfermeras, auxiliares, etc., pueden ver las horas acumuladas o qué descansos van a tener.

Gracias a la transparencia, la conflictividad laboral desaparece. Los empleados desean ver cómo se contabiliza su esfuerzo y, si se hace bien, suelen demostrar un mayor compromiso.

Impacto de la gestión del tiempo en la seguridad del paciente

Todas las guías de control horario se centran en que se registren todas las horas, pero cuando hablamos del sector sanitario, este control va algo más allá.

De hecho, un buen sistema de control horario disminuye los riesgos clínicos. Hay estudios que demuestran que, tras una jornada de 12 horas, la capacidad cognitiva de los médicos se reduce de una manera drástica.

Por eso, un software especializado llega a bloquear la asignación de turnos al personal si alguien no ha descansado suficiente.

Soluciones específicas de control horario para médicos y personal clínico

Las soluciones genéricas de control horario se suelen quedar cortas en el ámbito sanitario. Esto se debe a que la realidad que vive el personal sanitario tiene poco que ver con la de otros empleados.

Sus jornadas pueden estar marcadas por los imprevistos que se dan en las urgencias, o por las consultas programadas que tienen un horario muy rígido que hay que cumplir.

Dada la particularidad de las jornadas médicas, utilizar un software especializado en control horario médicos permite automatizar el registro de guardias y turnos complejos, garantizando que tanto el centro como el profesional cuenten con un respaldo digital fiable ante cualquier auditoría laboral.

Gracias a estas herramientas de control horario para sanidad se puede:

• Crear cuadrantes multicanal. El médico puede ver qué turno tiene desde su móvil o en el ordenador del hospital. Además, las modificaciones se le notifican con una alerta que se envía a su teléfono.
• Gestión del cambio de turnos. A través de una app, los compañeros pueden intercambiar los turnos si se respetan los descansos. Desde la misma aplicación, el supervisor da el visto bueno.
• Se contabiliza la formación. En pocos sectores es tan importante la formación continua. Cursos, congresos, etc., se cuentan como tiempo de trabajo.
• Es posible contabilizar las guardias localizadas. Hay médicos que hacen guardia, pero no están en el hospital. Deben estar disponibles y con estas herramientas se puede fichar en remoto.
• Con todo ello, el personal sanitario se centra en su trabajo, el cual consiste en atender a los pacientes de la mejor manera posible. Deja en manos de la tecnología todo lo referente a su tiempo de trabajo, el cual queda bien documentado.

Conclusión: Hacia una gestión de RR. HH. 4.0 en el sector salud

No hay que olvidar que el control horario en la sanidad es una imposición legal, pero que a la vez se ha convertido en una oportunidad para mejorar. Ayuda a llevar a cabo la transición a lo que se denomina la gestión de RR. HH. 4.0.

En ese cambio se pone el foco en el tiempo, que es el recurso más valioso que tiene un hospital. Por eso, no se puede gestionar con herramientas ya obsoletas, las cuales afectan tanto a la retención del talento como a la calidad de la asistencia médica.

Dentro del mercado español no sobran especialistas del sector de la sanidad. Por eso, para atraer talento, es necesario ofertar condiciones de empleo lo más respetuosas posible con el tiempo personal.

Como es lógico, un enfermero o un médico irá a trabajar a un centro sanitario que respete su jornada laboral y que haga lo propio con los descansos.

Los hospitales, centros de salud, etc., en especial los privados, no deben ver el cumplimiento del Estatuto Marco como algo negativo. De hecho, se trata de una oportunidad que permitirá que las organizaciones sanitarias sean más humanas.

Si no se producen grandes cambios, el futuro de la gestión sanitaria va a tener que ver con la digitalización, la cual asegure el descanso de los profesionales y valore cada minuto que van a utilizar cuidando a sus pacientes.