Cómo aplicar la digitalización de recursos humanos en tu empresa

Desde que se creó el departamento de Recursos Humanos en las empresas, este se ha dedicado la mayor parte del tiempo a la gestión de las nóminas, planificar las vacaciones de los empleados y entregarles todo tipo de justificantes.

Esto cambia con la digitalización de recursos humanos, puesto que todas esas tareas de gestión las hace un software especializado, liberando al personal de trabajos tediosos para que se centren en aportar valor a la empresa.

Qué es la digitalización de recursos humanos

En muchas ocasiones se piensa que la digitalización de los recursos humanos está relacionada con reducir el departamento, pero nada más lejos de la realidad. Se trata de ayudar a las personas que trabajan en esta sección, liberándolas de las tareas repetitivas que no aportan valor.

La tecnología se integra en el trabajo diario de esta área, aprovechando herramientas como la IA, el Big Data, la nube o la automatización, lo que se consigue a través de software especializado.

Por qué es importante digitalizar los procesos de recursos humanos

Por norma general, los procesos analógicos son lentos. Un simple certificado para un empleado puede tardar días, lo mismo que preparar un informe de horas o responder a una solicitud de vacaciones.

Parte de la importancia de la digitalización de procesos reside en la inmediatez, especialmente en el caso de los trabajadores de nuevas generaciones. Estos ya se han acostumbrado a las relaciones digitales y pedirán lo mismo en su empresa, no estando dispuestos a esperar cuando necesitan algo de Recursos Humanos.

Reducción de tareas administrativas

Hasta no hace demasiado, una buena parte de la jornada del personal de Recursos Humanos transcurría en tareas administrativas. En lugar de centrarse en buscar nuevo talento para la empresa o en retener el que ya trabaja en ella, estaban picando datos de nóminas o aprobando vacaciones.

Gracias a la digitalización, todas estas tareas administrativas desaparecen, permitiendo al equipo centrarse en lo que de verdad aporta valor.

Mayor eficiencia en la gestión de empleados

Al gestionar empleados, hace falta eficiencia y precisión, lo cual aportan los programas especializados. Con ellos, y de un vistazo, se sabe si algún trabajador necesita formación, cuáles rinden más o si alguno está desmotivado.

Mejor control de la información laboral

Cualquier departamento de RR. HH. acumula una enorme cantidad de información sobre los empleados que puede estar dispersa en papel o discos duros. Esto es un problema, pues hay que cumplir el RGPD o la Ley de Protección de Datos.

Gracias a la digitalización, todos estos datos se guardan en la nube, en un único lugar y cifrados para que nadie ajeno tenga acceso a ellos.

Adaptación al teletrabajo y modelos híbridos

Con la pandemia, la adopción del teletrabajo y el modelo híbrido se aceleró. Sin la digitalización de este departamento no es posible gestionar la productividad de aquellos empleados que desarrollan su labor en remoto.

¿Es necesaria la digitalización en pequeñas empresas?

Siempre se piensa que esto es algo propio de las multinacionales, que las PYMES no pueden acceder a la digitalización o que no les sirve. Nada más lejos de la realidad, pues lo necesitan más al ser sus recursos limitados. Además, ahora el acceso al software necesario se ha democratizado.

Procesos de recursos humanos que se pueden digitalizar

Son muchos los procesos de recursos humanos que una empresa puede digitalizar. De hecho, gracias a lo sencillo que es manejar el software actual y a la irrupción de la IA, estos procesos son cada vez más numerosos.

Control horario y registro de jornada

Uno de los primeros procesos que se han digitalizado, además porque la normativa española así lo establece. Gracias a este tipo de control horario, los empleados pueden fichar desde el móvil o el ordenador. Así, los departamentos de RR. HH. tienen una mayor facilidad a la hora de gestionar las horas extras y obtener informes en segundos.

Gestión de vacaciones y ausencias

De entre todas las situaciones a las que se enfrentan los encargados de los recursos humanos, entre las más complicadas está la de gestionar las vacaciones. Una vez que la gestión se digitaliza, esto es más sencillo, pues se crea un portal del empleado donde el trabajador las solicita y el responsable las aprueba o deniega.

Sobre las ausencias, el sistema sabe en todo momento quién está trabajando y quién no, mandando avisos automáticos y advirtiendo si falta personal.

Evaluación del desempeño

Atrás han quedado, por suerte, esas reuniones anuales de desempeño que eran de todo menos objetivas. Ahora de eso se encarga el software. Realiza evaluaciones continuas, envía encuestas a los trabajadores y hace posible obtener un feedback muy valioso para las empresas.

Gestión documental de empleados

Todos los empleados generan una gran cantidad de documentación. Mediante la digitalización de Recursos Humanos, todos los asalariados tienen una carpeta propia donde pueden subir sus documentos, consultarlos y solicitarlos.

Comunicación interna y gestión de equipos

Comunicarse es importante y no se puede hacer bien solo con el correo electrónico. Ahora esto pasa a llevarse a cabo en plataformas como las redes sociales internas, donde se puede comentar cualquier aspecto de forma participativa.

Herramientas clave para la digitalización de recursos humanos

Las empresas tienen que escoger qué tipo de herramientas necesitan para digitalizar su área de RR. HH. El mercado ofrece varias, las cuales a veces se integran bajo un solo programa.

Software de control horario

Esta es la herramienta más básica, ya que es obligatoria por ley. Este software de control horario tiene que cumplir con algunas características, como funcionar en todos los dispositivos, ser capaz de geolocalizar a los empleados y generar informes. Además, debe ser fácil de usar o los empleados lo rechazarán.

Plataformas de gestión de empleados

Aquellos negocios que quieren ir un paso más allá recurren a estas plataformas. En inglés se conocen como HRIS y consiguen que toda la información del personal esté en una sola base de datos.

Sistemas de automatización de procesos de RR. HH.

Estos sistemas generan flujos de trabajo sin que se dé la intervención de un humano. Uno de estos flujos se activa cada vez que un empleado nuevo entra a la compañía: de manera automática se da aviso al departamento de IT para que le asignen un ordenador y a RR. HH. para que prepare el contrato.

Apps para la gestión del trabajo en remoto

Ahora que hay una gran cantidad de empleados que desarrollan su función en remoto, las apps para comunicarse y gestionar proyectos son más importantes que nunca. Dentro de estas podemos nombrar Trello o Asana a la hora de coordinarse o Slack con el fin de hablar con compañeros y responsables.

Cómo empezar la digitalización de recursos humanos en una PYME

Los cambios nunca son fáciles; por eso, la digitalización de recursos humanos no lo es. En un principio puede parecer una tarea inabarcable, de modo que lo mejor es establecer un plan con metas alcanzables, medibles e ir poco a poco.

Analizar los procesos actuales

El primer paso es mirar dentro de la propia empresa. Siempre conviene preguntar al personal que trabaja en Recursos Humanos; ellos saben de qué manera se hacen las cosas y qué es lo que no funciona. A partir de esa información se puede empezar el proceso, evitando el error de digitalizar por “moda” sin consultar a quienes lo van a llevar a cabo.

Identificar tareas repetitivas o manuales

Hay que identificar las tareas en las que el personal de Recursos Humanos pasa horas sin que aporten valor, aquellas en las que no hace falta una persona. Algunas de ellas son el envío de nóminas o la validación de los tickets de gastos de viaje.

¿Qué procesos de RR. HH. conviene digitalizar primero?

Los empleados verán con mejores ojos este proceso si notan un beneficio inmediato, aunque lo cierto es que casi siempre se comienza por un programa para fichar al ser una obligación legal. Otro proceso que conviene digitalizar es el de la elección de vacaciones. Debido a que es algo que suele crear problemas, digitalizarlo lo hace más transparente y sencillo para todas las partes.

Elegir herramientas digitales adaptadas a la empresa

Nunca hay que optar por una solución complicada, especialmente si en la empresa no hay un departamento de IT. Siempre es mejor una opción sencilla, que se pueda escalar si el equipo crece y que cuente con un buen soporte técnico.

Formar al equipo en el uso de nuevas herramientas

Tras tomar la decisión de digitalizar el área de Recursos Humanos, lo usual es que exista cierta resistencia al cambio. Por eso hay que explicar por qué se hace y cómo va a funcionar la herramienta.

Ejemplo práctico de digitalización en recursos humanos

Podemos fijarnos en una PYME española tipo, con 20 empleados. Para anotar las horas de trabajo, los empleados tenían que llamar a la oficina desde la obra, apuntándolas de manera manual el responsable de recursos humanos. A la hora de pedir las vacaciones, dejaban mensajes en papel en el escritorio del administrativo.

Mediante la digitalización, con una app sencilla y económica, los operarios pueden fichar con su móvil al llegar a la obra. El responsable solo tiene que fijarse en el panel de control para ver quién ha ido a trabajar y a qué hora. En cuanto a las vacaciones, se piden desde la app y el administrativo las aprueba o deniega en unos minutos siguiendo las instrucciones de su jefe.