Con el cambio económico que sucedió en la Revolución Industrial, surgió la necesidad de controlar el tiempo de trabajo de los empleados. De repente, las fábricas se convirtieron en lugares en los que desarrollaban su labor cientos de personas, por lo que había que controlarlas.
Para ello se inventó el reloj mecánico, el cual imprimía la hora en una tarjeta individual de cada empleado, un sistema que en algunas empresas se ha seguido usando hasta hace unos años, pero que ahora está obsoleto.
Del reloj se pasó a los sistemas digitales, en los cuales los trabajadores seguían teniendo tarjetas, aunque con un chip o una banda magnética. Eso hacía que las horas trabajadas se registrasen en un ordenador.
La evolución llegó con sistemas como el que hemos desarrollado en Fichar en el Trabajo, en donde ya no hay tarjetas ni es necesario colocar un reloj en el centro de trabajo. De hecho, ahora los empleados pueden fichar desde cualquier lugar usando su smartphone o en un ordenador.
Recursos Humanos es el área de la empresa en donde se controla el desempeño del trabajador, si este falta, cuándo va, a qué hora sale, etc.
Así, para llevar a cabo su labor necesita de un sistema de fichaje. Con este, cuentan con un registro de las horas trabajadas que es 100 % fiable, sin errores de ningún tipo.
Gracias a un sistema de fichaje como el nuestro, se sabe a qué hora ha entrado y salido el trabajador, lo que facilita las tareas administrativas en RRHH. y automatiza tareas, como la elaboración de las nóminas.
A su vez, el que exista un registro claro de las horas trabajadas ayuda mucho a que haya una mayor transparencia organizacional, ya que tanto los empleados como la empresa pueden verificar el tiempo que se ha registrado.
Mediante el fichaje en la jornada laboral, la productividad aumenta. Al registrarse las horas con precisión, con el paso de las semanas, los responsables pueden analizar cómo es la carga de trabajo de los empleados, llegando a reasignarlos a tareas más productivas.
Del mismo modo, se notan enseguida las ausencias no justificadas y se detecta a aquellos que llegan siempre tarde, aplicando así medidas de corrección.
Las nóminas también se benefician de estos sistemas, ya que se elaboran de una manera precisa y sin errores, pagando a cada empleado por el tiempo que ha dedicado a la empresa ese mes.
Todo sistema de fichaje en horario laboral quedó obsoleto con la aparición del teletrabajo y de los modelos híbridos, en los cuales el empleado no acudía todos los días a la oficina.
De repente, los sistemas de fichar presenciales ya no valían, de modo que estos se debieron reinventar, permitiendo que los trabajadores tuviesen la oportunidad de fichar desde cualquier parte.
El sistema de fichaje de empleados sufrió transformaciones con el teletrabajo, pero ya se tuvo que adaptar un poco antes a los nuevos cambios normativos. Estos transformaron las reglas vigentes hasta entonces, haciendo que los sistemas tuviesen que ser más estrictos.
En España, la revolución de los sistemas para fichar vino con el Real Decreto-ley 8/2019 (8 de marzo), que estableció la obligación de que todos los trabajadores ficharan a diario en su jornada laboral.
Además, aquellos sistemas que se usen deben ajustarse a las leyes generales. En concreto, la más delicada es la RGPD, una ley que trata de la protección de datos personales que se consideran sensibles.
Esto ha condicionado mucho el modo en el que los trabajadores fichan, por ejemplo, limitando aquellos sistemas en los que los empleados usaban su huella dactilar con el fin de identificarse.
Antes mencionábamos una ley que exige que los registros se conserven durante un mínimo de cuatro años. El objetivo es que cualquier Inspección de Trabajo pueda tener acceso a ellos.
Por eso, ahora se prefieren aquellos modos de fichar que almacenan los datos en la nube, como el que tenemos en fichareneltrabajo.com. Nosotros guardamos los registros en la nube y usamos la tecnología de la cadena de datos, por lo que siempre están a salvo y accesibles.
La Inspección de Trabajo tiene tipificada como infracción grave el no cumplir con la obligación de fichar. Se establecen sanciones que van desde los 626 a los 6.250 euros. Puede parecer una multa pequeña, pero no lo es tanto si tenemos en cuenta que es por cada trabajador.
Actualmente, en el mercado hay muchas formas de fichar. Cada empresa escoge la que más se adapta a su manera de hacer las cosas, aunque lo cierto es que las aplicaciones móviles se están imponiendo.
Se trata de la manera más sencilla de fichar, ya que los empleados anotan ellos mismos la hora de salida y entrada en un folio o en una plantilla que puede ser digital como una hoja de Excel. Ahora mismo, es ilegal hacerlo en una hoja de papel.
Aquí, los empleados usan tarjetas de papel, magnéticas o incluso un código de barras. Se pasa la tarjeta por el reloj al entrar y al salir de trabajar, lo que automatiza el registro y evita errores que se cometen con el sistema manual.
Usan rasgos únicos de cada empleado como su huella o su cara, lo que da una enorme precisión y seguridad, evitando que un compañero pueda fichar por otro.
Ahora bien, presentan graves problemas en cuanto a la privacidad. Tanto es así, que en muchos casos este tipo de sistemas se han declarado ilegales.
Son las opciones más modernas y las que prefieren ahora las empresas, en especial aquellas en las que hay teletrabajo o lo que se conoce como trabajo mixto.
Los empleados pueden fichar desde la oficina, la obra, su casa o en cualquier ubicación en la que vayan a desarrollar su jornada.
Cada forma de fichaje en la empresa tiene sus pros y sus contras. Analizándolos, se pueden escoger uno u otro, siempre sabiendo que deben ser digitales con el fin de cumplir con la ley.
A continuación, vemos una breve comparativa entre aquellas opciones para fichar que hay ahora disponibles.
Empezando por los sistemas tradicionales, como la hoja de Excel o el reloj, son muy económicos, pero muy dados a los fraudes. Suelen ser los escogidos por las PYMES más pequeñas, ya que es una solución que les vale sin tener que invertir apenas nada.
La nueva normativa que previsiblemente entrará en vigor antes de finalizar 2025 prohibirá expresamente cualquier sistema de fichaje que no sea digital. Las empresas que aún utilicen sistemas manuales deberán adaptarse para evitar sanciones.
Ahora bien, cuando la empresa ya es mayor o sus trabajadores desempeñan sus funciones fuera de sus instalaciones, lo cierto es que las soluciones digitales son las mejores, puesto que permiten que los empleados fichen desde su móvil en cualquier parte.
Aunque se habla del fichaje de los empleados en cuanto al control de las horas trabajadas, lo cierto es que estos sistemas siempre aportan más funciones.
Ya no hay que transcribir datos como ocurría cuando se fichaba en una hoja. Entonces, los responsables de RRHH. tenían que pasar esos datos para hacer las nóminas, lo que ocasionaba fallos.
Se evitan las incidencias en cuanto a los cálculos salariales, evitando el error humano que siempre puede darse. De esta forma, se reducen las discusiones por los errores en el conteo de horas trabajadas.
Siempre que hablamos de sistemas digitales, estos se pueden integrar con otros como los programas de gestión de empleados, los ERP.
Esto significa que todo el proceso de confección de nóminas se automatiza, lo que permite calcular los ingresos y los impuestos sin que tenga que intervenir una persona.
Cuando hablamos del fichaje digital de los empleados, siempre se dispone de tableros dinámicos. En ellos, y en tiempo real, los responsables ven la asistencia de los asalariados, qué horas acumulan, si hay incidencias, etc.
Eso facilita mucho la toma de decisiones, a la vez que permiten medir la productividad de cada trabajador e incluso preparar auditorías.
No es raro que los sistemas de fichaje para empresas incorporen módulos extra, como los de planificación o control de los recursos humanos.
Con ellos es más fácil gestionar los turnos de trabajo y en especial las solicitudes de vacaciones, las cuales pueden crear conflictos si no se resuelven de una manera clara y sin errores.
Existen varios puntos a considerar a la hora de escoger la manera en la que se ficha en tu empresa, como el tamaño, qué necesidades de seguridad hay, con qué presupuesto se cuenta, etc.
Las microempresas pueden optar por cualquier sistema que sea legal, en especial si todos sus empleados van a una única oficina. Por ejemplo, un sistema en la nube económico puede ser más que suficiente.
Esto cambia cuando hay cientos o miles de trabajadores, o incluso si el número es mucho menor, pero hacen sus labores fuera de la oficina.
Aquí hay que escoger soluciones como las que nosotros ofrecemos, en la cual es posible fichar a través del móvil, una tablet o un ordenador.
Todas las empresas no necesitan el mismo nivel de seguridad, y serán aquellas que manejan datos sensibles (como los médicos) las que tendrán que poner el foco en este aspecto.
Por ejemplo, para esta clase de compañías es posible optar por el almacenamiento cifrado y hasta por la autentificación en dos pasos. Nosotros, en fichareneltrabajo.com, garantizamos que los registros mantienen la trazabilidad y, por lo tanto, también la fiabilidad.
Nunca hay que olvidar la integración con los sistemas que ya existen, como el software de gestión de empleados. Los sistemas de fichaje siempre tienen que ser integrables, bien con una API o con conectores con el ERP que ya se usa.
Pese a que son varios los factores que determinan la decisión sobre qué sistema de fichar se utiliza, lo cierto es que al final el que manda es el presupuesto.
Los precios son muy variables en cada una de las soluciones, lo cual suele tener que ver con los módulos extra que se añaden (y que no siempre hacen falta, ya que los ERP pueden incorporar esas funciones).
Aunque hay que fijarse en el precio inicial, nunca hay que olvidar el tema de la escalabilidad. Esto quiere decir que siempre hay que preguntar cuánto cuesta añadir nuevos empleados, pues así no habrá que cambiar de herramienta si la compañía crece.
Las empresas no tienen problemas a la hora de elegir la forma de fichar que más les convenga, puesto que en el mercado hay una enorme cantidad de opciones.
Hay varias características y funciones que destacan en los sistemas de fichaje de las empresas, en especial en los más actuales.
Implementar un sistema de fichaje nuevo no es algo que se deba tomar a la ligera. Por eso, hay que seguir una serie de pasos con el fin de que esta novedad sea un éxito.
Aunque el sistema de fichaje nuevo sea fácil de usar, siempre hay que establecer una jornada con el fin de que los trabajadores sepan de qué forma usarlo. Se les explica cómo se ficha, cómo se hace con el GPS del móvil encendido, de qué manera deben actuar cuando realizan un descanso, cómo corregir los fallos, etc. De esa forma serán más receptivos a su uso.
Una vez que los empleados empiezan a fichar, el trabajo de los responsables de la empresa no termina, pues entonces hay que ver cómo funciona y si hay que hacer algunos ajustes.
Entre ellos está el recabar información de los trabajadores, que son los que usan el sistema todos los días. Por ejemplo, hay que saber si la manera de fichar cumple con sus expectativas.
Con esa información, la empresa puede ajustar las configuraciones para que los asalariados encuentren todo lo que necesitan y fichar les sea sencillo en cualquiera de las situaciones.
Implementar un software de control horario aporta múltiples beneficios tanto para la empresa como para los trabajadores:
En ocasiones, en las compañías son reticentes a ofrecer flexibilidad horaria porque temen no tener el control de las horas trabajadas. Esto no ocurre con un buen sistema para fichar, ya que se conocen con exactitud las horas que ha hecho cada empleado, con independencia de cuándo llega o de cuándo sale.
A su vez, los responsables tienen una visión global de las horas que se están realizando, pudiendo reubicar las sobrantes a los proyectos más importantes o con más demanda.
Muchas empresas tienen problemas de absentismo, es decir, que algunos de sus asalariados faltan al trabajo sin tener un motivo justificado para ello.
Gracias a los registros horarios se detectan las ausencias que no están acreditadas o se ve qué empleados llegan tarde a diario. Esto redunda en un mayor compromiso del trabajador, que sabe que cualquier falta de asistencia se detecta en tiempo real.
Hay empresas en las que las discusiones alrededor de las horas trabajadas son frecuentes. Esto se debe a que no se emplea un software de fichaje, con el cual estas discrepancias no tienen razón de ser.
A través del uso de los sistemas de fichaje para empresas, se sabe enseguida cuántas horas se han trabajado, de forma que se reconocen las extras y se pagan de manera correcta.
Esto empodera al trabajador, ya que siempre tiene la información de sus horas de salida y entrada, ayudando a que las dos partes estén más satisfechas al no haber problemas con los horarios.
Para llevar a cabo un control horario no solo hay que emplear un software específico. Hay que hacer mucho más, lo que tiene que ver con la cultura de la empresa, una buena comunicación, capacitar a los trabajadores, etc.
Emplear un método de fichaje como el que nosotros vendemos solo es el principio. Una vez que se comienza a usar, hay que establecer unas políticas claras y consistentes, en las que se
explique muy bien a qué hora se empieza a trabajar, cuándo se termina, si se deben registrar las pausas, etc.
De hecho, lo mejor es registrar todos y cada uno de los eventos del día, en donde se incluyen los descansos. Con ello, se tiene una visión global de cuál es la jornada efectiva de cada uno de los empleados.
También hay que hacer lo posible con el fin de fomentar una política de la puntualidad, incluso incentivando a los asalariados que son más puntuales en la empresa.
A su vez, se puede ayudar a los trabajadores con formación continua, con la cual aprenden a utilizar de manera correcta las herramientas de fichar o a gestionar mejor su tiempo en la empresa. Aquí se pueden incorporar herramientas de gestión del tiempo, que ayudan a que los asalariados planifiquen su día.
El sistema de fichaje se potencia cuando se combina con otras herramientas:
El control del horario laboral no solo se basa en fichar cuando se comienza la jornada y en hacer lo propio al terminar. Siempre es mejor si une a otras herramientas disponibles tanto para los trabajadores como para la empresa.