El valor estratégico de fichar con geolocalización para el control de personal en movilidad

Una de las novedades que introducen los nuevos programas de control horario para empresas es la de fichar con geolocalización. Esto ayuda a tener localizados a los trabajadores, además de a cumplir la legislación vigente (que es de las más duras de Europa).

¿Qué significa "fichar con geolocalización"?

Fichar con geolocalización quiere decir que al registro horario de la jornada se adjuntan unas coordenadas GPS exactas. De este modo, el empleado ficha desde un smartphone o una tablet y se guarda la localización de ese momento.

Geolocalización puntual (en el momento del fichaje) vs. seguimiento continuo

La que se conoce como geolocalización puntual es la más usual y la que recomiendan las autoridades. En ella, la empresa solo accede a la ubicación de su trabajador cuando este pulsa el botón de entrada o salida en su software.

Después de fichar, el GPS se para, por lo que únicamente certifica que el empleado está en el lugar de trabajo al entrar y al salir.

Otro caso es el del seguimiento continuo. Aquí se rastrea al asalariado durante toda la jornada. Es muy útil en algunas ocasiones, como para optimizar los repartos en el sector de la logística, pero tiene un problema.

Este se relaciona con la privacidad. Por eso, es imprescindible que la empresa pueda justificar de manera sólida la necesidad de tener a sus empleados siempre localizados, como pasa con la gestión de las flotas.

Casos típicos: rutas, intervenciones técnicas, obras, mantenimiento, reparto

Todas las personas que desempeñan su labor en una compañía no tienen que fichar con geolocalización. De hecho, esto se suele reservar para unos casos muy concretos como:

• Los instaladores y los técnicos. Gracias al GPS se sabe que han ido a las viviendas de los clientes.
• Construcción. Con el GPS se controla la presencia en la obra sin tener que poner un terminal en cada una de ellas.
• Personal de ventas. Es posible comprobar que se hacen las visitas comerciales y que se llevan a cabo las rutas diarias.
• Limpieza y servicios externos. El GPS ayuda a comprobar que estos trabajadores han ido a los edificios o comunidades de propietarios donde prestan servicio.

El reto de gestionar equipos que no pasan por la oficina

Gestionar a un equipo que se está moviendo de forma constante no es nada sencillo. Sin este software con GPS no se tienen datos y se dice que esto es un enemigo de la rentabilidad. La ausencia de un sistema con GPS condena a las empresas a fichar con métodos que llevan a errores o que no dan datos reales.

Desafíos en el sector logístico y de mantenimiento técnico

¿Cómo se sabe si un técnico emplea más de media hora en buscar aparcamiento o si un conductor de una furgoneta de reparto se desvía de su ruta a propósito? Sin los datos geolocalizados no es posible averiguarlo.

Por eso es tan importante fichar con GPS, ya que con la información que proporciona se puede hacer frente a estos problemas. Además, ayuda a facturar al cliente final si se le cobra por tiempo de intervención.

La falta de visibilidad en las rutas y su impacto en los costes operativos

No saber qué está haciendo un chófer es algo que puede afectar a la empresa de varias maneras. Una es la generación de costes ocultos porque se hacen demasiados km, lo que conlleva un mayor consumo de combustible y más averías.

Otra, más grave aún, es que sin saber dónde están los empleados no se puede reaccionar ante una urgencia. Así, gracias al GPS, si se da una de estas situaciones, es posible enviar al chófer más cercano.

¿Es legal fichar con geolocalización en España?

Muchos empresarios no se atreven a fichar con geolocalización porque piensan que no es legal en España. Esto no es así, puesto que sí que es legal siempre que se cumpla con el marco regulatorio.

Registro horario obligatorio: qué exige y qué debe conservarse

Desde que entró en vigor el RDL 8/2019, todas las empresas tienen que registrar la jornada laboral de los empleados. Se exige, al menos, consignar la hora de entrada y la de salida.

Estos datos se deben conservar cuatro años y tienen que estar disponibles tanto para los inspectores de trabajo como para los trabajadores y sus representantes. De esta manera, la geolocalización cumple con el Real Decreto si se garantiza la integridad de los datos. Si quieres profundizar en el marco normativo, consulta nuestra guía sobre la ley de fichar en el trabajo.

Geolocalización en el ámbito laboral: cuándo se puede y qué debes informar

Aquí hay que basarse en la Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos Personales y Garantía de los Derechos Digitales (LOPDGDD). En concreto, en su artículo 90 se establece cuándo se puede emplear este método y qué información se debe dar.

Para usarlo, debe estar justificado, como ocurre en el caso del transporte, de la asistencia técnica o del personal que tiene movilidad. Así, no sería algo justificable fichar con geolocalización en una oficina.

Una vez que se tiene la justificación, el empleador debe informar a sus asalariados que existe ese sistema, para qué se usan los datos y los derechos que cada uno de los empleados posee.

Cumplimiento del RGPD y el derecho a la intimidad del trabajador

Hay que saber que el uso del GPS no da carta blanca a los empresarios para espiar a los empleados durante toda la jornada.

Estos tienen derecho a la intimidad, por lo que el sistema debe servir para el control horario y no debe haber otra forma posible de fichar (si hay una menos intrusiva, hay que emplear esa).

Además, hay que cumplir con el RGPD. Eso significa que solo se capturarán los datos necesarios. Por eso, tener acceso a la ubicación de los asalariados fuera de la jornada laboral se considera una infracción grave.

Transparencia informativa: El deber de comunicar el uso de GPS laboral

Muchas empresas cometen aquí un error garrafal. Pensando que, si sus trabajadores conocen que hay un GPS a la hora de fichar que da su localización, no servirá de nada, no se lo comunican.

Esto no puede ser así, ya que la ley obliga a informar tanto a los empleados como a sus representantes sindicales sobre el uso de estos sistemas.

Para evitar problemas, se recomienda que esto se incluya en una cláusula específica del contrato, o que se dé al empleado un anexo informativo que este debe devolver firmado.

Por qué fichar con geolocalización es la solución definitiva

Además de garantizar que se cumple con la ley, implementar este sistema hace que la digitalización de la empresa dé un enorme salto de calidad.

Trazabilidad en tiempo real: Confirmación de llegada y salida en cliente

No es raro que las empresas de servicios tengan algunos problemas con los clientes. Estos suelen darse en forma de discrepancias sobre el tiempo de trabajo, que es lo que se factura.

De esta manera, fichar con geolocalización actúa a modo de notario de la actividad. Con el GPS se puede demostrar al cliente a qué hora llegó el técnico y a qué hora se fue, algo que elimina las disputas sobre la facturación.

Seguridad jurídica: Pruebas objetivas ante inspecciones y reclamaciones

Si hay una inspección por parte de las autoridades o la empresa debe acudir al Juzgado de lo Social, el registro de la jornada con geolocalización suele ser una prueba definitiva.

Protege al trabajador de los abusos horarios que aún cometen algunas empresas, a la vez que evita que se le impongan sanciones a la compañía por presentar registros incompletos o falsificados. Tanto una parte como la otra disfrutan de una enorme seguridad jurídica gracias a este sistema.

Optimización de rutas y tiempos de respuesta

Algunos sectores, como el del transporte, se benefician de la geolocalización. Por ejemplo, si vemos que varios empleados tardan más que otros en llegar al mismo lugar, podemos ayudarles con la planificación de las rutas.

Beneficios específicos del control horario para transporte y servicios externos

El impacto de esta manera de fichar es más evidente en el sector del transporte y en el de los servicios externos. En ambos es muy sencillo justificar su uso, ayudando a estos negocios mucho más allá del registro efectivo de la jornada.

Reducción de tiempos muertos y kilometraje innecesario

Cuando el empleado pasa parte de su jornada en un vehículo, en muchas ocasiones realiza más km de los necesarios. No tiene por qué hacerlo a propósito, sino que casi siempre se debe a una mala planificación.

Con el seguimiento constante por GPS es posible planificar mejor las rutas, reduciendo los tiempos muertos y los km innecesarios. Así, los primeros servicios del día se pueden asignar teniendo en cuenta la proximidad del empleado al domicilio del cliente, ahorrando así dinero a la empresa.

Integración con la planificación de servicios técnicos

Un sistema de fichaje actual no es un programa que usa los datos de manera aislada. Ahora, se integra con el ERP de la empresa, lo que permite una mejor atención al cliente.

Así, una vez que el técnico llega a una avería, el sistema de fichar con geolocalización se conecta con el ERP, el cual actualiza el estado del ticket de soporte. Gracias a esa actualización, el cliente recibe un mensaje en el que se le dice que la avería está siendo revisada.

Transparencia total entre la central, el empleado y el cliente final

La transparencia hace que el estrés laboral disminuya, por lo que los trabajadores desempeñan mejor su función.

Gracias a que la central conoce el paradero del empleado, no necesita llamarlo constantemente para preguntarle dónde está y a dónde va. Eso hace que el asalariado trabaje más tranquilo, a la vez que el cliente recibe un servicio que se puede documentar en todo momento.

Conclusión: Digitalizar la movilidad para ganar competitividad

Hay que desterrar la idea de que fichar con geolocalización tiene que ver con una medida de vigilancia, casi coercitiva, para los empleados. Por el contrario, se trata de una herramienta que ayuda a que las empresas que cuentan con personal en constante movimiento sean sostenibles.

Los márgenes son estrechos y los clientes muy exigentes, por lo que a la hora de gestionar un equipo hay que basarse en datos reales y no en suposiciones.

Digitalizar el control horario con GPS ofrece el equilibrio que todos los negocios buscan. Se cumple con la ley y se respeta la privacidad del trabajador, obteniendo una eficiencia que se nota en la cuenta de resultados.

Es un error ver esta solución como una carga administrativa (de hecho, es todo lo contrario) y hay que verla como una herramienta que aporta una ventaja competitiva.