¿Es legal fichar con el móvil personal? Guía completa para empresas y trabajadores

Una de las dudas más frecuentes de los trabajadores es si es legal fichar con el móvil personal. Esto es algo que se ha extendido, en especial entre aquellos empleados que teletrabajan o desarrollan su labor fuera de la sede de la empresa.

Así, los asalariados deben descargar una app de control horario desde el móvil de la empresa en su teléfono, por lo que hay reticencias por parte de estos, relacionadas con la privacidad.

Fichar con el móvil personal: en qué casos se plantea y por qué genera dudas

En las PYMES, y recordemos que casi todo el tejido empresarial español está compuesto por este tipo de empresas, es algo normal que los trabajadores usen sus dispositivos móviles personales para desarrollar su labor y para fichar.

Esto le viene muy bien a la empresa, puesto que evita muchos gastos al no tener que adquirir dispositivos para fichar, algunos de los cuales son muy caros. Además, a determinados perfiles como los de los comerciales o los transportistas, esto les ayuda a fichar (puesto que no van a la oficina o a la empresa a diario).

Aquí entran en conflicto las necesidades de la compañía o el negocio con las del trabajador En el smartphone todos llevamos nuestra vida almacenada. De ese modo, hay dudas sobre los permisos que hay que conceder a la app para fichar y si nos puede espiar en un momento dado. Por eso muchas empresas optan por un sistema de control horario online centralizado.

Qué dice la ley sobre el control horario y el uso de dispositivos personales

Para saber si es legal fichar con el móvil personal, no hay nada mejor que acudir a la legislación vigente, empezando por la ley de fichar en el trabajo.

Obligación de registro de jornada en España

Desde que se aprobó el Real Decreto-ley 8/2019, todas las empresas tienen la obligación de registrar la jornada laboral de sus empleados. Ahora bien, la ley no especifica el método, aunque sí que se va a desterrar el papel o la ya clásica hoja de Excel.

Se va a obligar a que los métodos para fichar sean digitales y que sus datos no sean modificables de una forma sencilla (cuando se haga, hay que dejar constancia de la fecha, de quién lleva a cabo los cambios y por qué se realizan).

¿Puede la empresa exigir el uso del móvil personal para fichar?

Ya hay jurisprudencia, incluso sentencias de la Audiencia Nacional, en las que se especifica de manera muy clara que la empresa no puede exigir a sus empleados el uso del móvil personal para fichar.

Como fichar es una obligación legal para la empresa, las herramientas necesarias a la hora de llevarlo a cabo las tiene que proporcionar esta. Las sentencias dicen que no se puede obligar a un empleado a usar su teléfono, pues entonces se pasa un coste de la empresa al asalariado.

Además, puede haber trabajadores que no tengan teléfono o usen uno de los tradicionales, a los cuales no es posible instalar aplicaciones. Como es lógico, en estos casos el empleado no se va a comprar un smartphone solo para fichar.

Protección de datos y privacidad al fichar con el móvil

Todo lo relacionado con la privacidad y la protección de datos es lo que genera más fricciones a la hora de llevar a cabo el fichaje con el móvil personal. De hecho, aquí entraríamos en el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y la Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de los Derechos Digitales (LOPDGDD).

Tratamiento de datos personales y base legal

Cuando instalamos una app de fichar en nuestro smartphone, la empresa solo debe recabar los datos que le son necesarios, es decir, la hora a la que se empieza a trabajar y a la que se termina. Esa app no tiene permiso para acceder a ningún otro dato.

Uso de geolocalización en apps de fichaje

La mayor parte de las aplicaciones que se usan a la hora de fichar tienen la opción de la geolocalización del empleado. Esto es legal, pero hay una serie de factores a tener en cuenta:

• Solo se puede geolocalizar al trabajador en el momento en el que ficha.
• No es legal seguir por GPS al empleado durante toda la jornada, con la excepción de algunos casos como los camiones de transporte de dinero.
• Hay que avisar al empleado de que se ha activado la geolocalización.

Información y consentimiento: qué debe explicar la empresa

Si una empresa pide a sus empleados que descarguen la app para fichar en sus teléfonos (recordemos que se pueden negar), tiene que darles cierta información.

En concreto, deben explicar qué datos se recopilan, cuál es la finalidad de tenerlos, cuánto tiempo se van a guardar y cómo pueden ejercer su derecho de acceso a esa información. También es necesario exponer qué política de privacidad posee la aplicación.

Ventajas e inconvenientes de fichar con el móvil personal

Fichar con el móvil personal tiene tanto ventajas como inconvenientes. Hay que sopesar ambos por parte de la empresa y por parte del empleado, tomando así una decisión informada.

Ventajas para empresa y trabajador

Son varias las ventajas que aporta para las dos partes fichar con un móvil personal:

• Es la mejor manera de fichar para aquellos empleados que teletrabajan o tienen lo que ahora se llama modelo híbrido. También en perfiles como los comerciales, que pasan su jornada visitando a clientes.
• Se trata de una manera muy sencilla de fichar, pues todo el mundo que tiene un smartphone sabe cómo se usa.
• Ayuda a que el empleado vea, de manera inmediata y a cualquier hora, las horas trabajadas, qué turnos tiene, cuándo le corresponden las vacaciones, etc.

Riesgos y posibles conflictos

Por supuesto, también hay una serie de riesgos cuando se usa el móvil del empleado para fichar:

• El teléfono personal se convierte, a su vez, en una herramienta de trabajo. Eso da la sensación de que es imposible desconectar al llevar el móvil con nosotros todo el día.
• Existe la impresión de que la empresa vigila al trabajador, aunque lo cierto es que las apps para fichar son seguras.
• Puede haber problemas a la hora de fichar. No es raro que se nos olvide cargar la batería, que esta se descargue a lo largo de la jornada o incluso que el smartphone se pueda romper.
• Usar la app tiene un coste, puesto que gastamos datos. Es cierto que es ínfimo, pero está ahí.

Buenas prácticas si la empresa quiere que se fiche con el móvil personal

Como ya hemos dicho, las PYMES son las que más optan por esta opción, algo que no se tiene que ver de forma negativa si se hace bien y observando lo que dice la ley a este respecto.

Política interna clara y por escrito

Lo mejor es que en el contrato de trabajo se explique que se usará el móvil para fichar de manera voluntaria. Se pueden establecer compensaciones y se explicarán las normas que hay sobre el uso de la app.

Alternativas cuando el trabajador no quiere usar su móvil

La ley es clara y no se puede obligar a un empleado a fichar con su móvil. Si cualquiera de ellos se niega, hay que darle alternativas como facilitarle un dispositivo propiedad de la empresa (podría ser un teléfono o una tablet).

Medidas de seguridad y limitación del uso de datos

Siempre hay que elegir apps de confianza, ya que así la empresa se asegura de que no hay accesos a los datos de los trabajadores.

Asimismo, conviene dar a estos ciertas nociones de ciberseguridad, como la de escoger una clave única (que no usen en otro sitio) para fichar.

Alternativas al fichaje con el móvil personal (móvil de empresa, tablet en el centro, ordenador, etc.)

Aunque no es lo común, en especial si se hacen bien las cosas, el uso del móvil personal puede generar problemas y un mal ambiente en la empresa. En estos casos hay que buscar alternativas entre los diferentes sistemas de fichaje para empresas:

1. Dar un móvil de empresa, sobre todo a aquellos trabajadores que tengan mucha movilidad.
2. Colocar una tablet a la entrada de la empresa, fichando allí todos los trabajadores con un pin.
3. Permitir fichar desde el ordenador, bien sea en la oficina o en casa, a través del navegador web.

Conclusiones: cuándo puede ser razonable fichar con el móvil personal y qué debería evitarse

Ya sabemos que es legal fichar con el móvil personal, aunque no es algo que se pueda imponer. Es razonable pedírselo a los empleados en las empresas pequeñas o incluso en las de más tamaño si estos no tienen apenas movilidad, ya que es muy sencillo fichar así y ahorra dinero a la compañía.

Lo que nunca se debe hacer es tratar de imponerlo, pues entonces se generará resistencia en los empleados, que tienen la ley de su parte. Si estás buscando implantar un sistema que respete la legalidad y la privacidad, consulta nuestros precios del sistema de control horario.