Inspección de Trabajo y registro horario: qué revisan y cómo prepararte

El registro de jornada es, desde 2019, uno de los primeros documentos que pide un inspector cuando entra en una empresa. No es un trámite menor: no llevarlo, llevarlo mal o no poder enseñarlo en el momento es una infracción grave, con multas que llegan a los 7.500 euros.

Esta guía explica qué revisa exactamente la Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS), qué sanciones contempla la ley, cuáles son los errores que más actas provocan y cómo dejar tu empresa preparada antes de que llamen a la puerta.

Por qué el registro de jornada es objetivo prioritario

El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, en la redacción que le dio el Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, obliga a toda empresa a llevar un registro diario de jornada. En vigor desde el 12 de mayo de 2019, sin excepciones por tamaño ni por sector.

La razón por la que la Inspección le da prioridad es práctica: el registro horario es la prueba sobre la que se sostienen casi todas las demás comprobaciones. Sin él no se puede verificar si hay horas extra no pagadas, si se respetan los descansos, si un contrato a tiempo parcial se cumple o si las cotizaciones a la Seguridad Social se corresponden con la jornada real.

Dicho de otro modo: es la puerta de entrada. Un registro sólido cierra muchas líneas de investigación de golpe. Uno inexistente las abre todas.

Qué revisa exactamente el inspector

La comprobación no se limita a que exista un fichero con horas. El inspector verifica cuatro cosas concretas.

1. Que el registro sea diario y con horas concretas

La ley exige la hora concreta de inicio y de finalización de la jornada de cada trabajador, día a día. No vale con anotar el total de horas de la semana, ni con un cuadrante de turnos previsto, ni con la jornada teórica del contrato. Un cuadrante es una previsión; el registro es un hecho.

2. Que cubra a toda la plantilla

La obligación alcanza a todos los trabajadores por cuenta ajena, incluidos los de jornada completa. Es un error extendido pensar que solo aplica a los contratos a tiempo parcial: esa obligación específica ya existía antes y sigue vigente aparte.

Quedan fuera los autónomos, los socios trabajadores en determinados regímenes y el personal de alta dirección del artículo 1.3.c del Estatuto.

3. Que esté disponible en el acto

El registro debe conservarse cuatro años y permanecer a disposición de los trabajadores, de sus representantes legales y de la Inspección. La palabra que importa es disposición: si el inspector se presenta sin avisar y el registro está en un ordenador al que solo accede una gestoría que hoy no coge el teléfono, a efectos prácticos no está disponible.

4. Que sea fiable e inalterable

Un Excel que cualquiera puede reescribir a posteriori tiene poco valor probatorio. La Inspección contrasta el registro con otras fuentes: partes de trabajo, correos, accesos al edificio, cámaras, testimonios de la plantilla. Si el registro dice una cosa y el resto de indicios dicen otra, el registro pierde.

Sanciones: importes y cómo se gradúan

El artículo 7.5 de la LISOS tipifica como infracción grave «la transgresión de las normas y los límites legales o pactados en materia de jornada, trabajo nocturno, horas extraordinarias, horas complementarias, descansos, vacaciones, permisos, registro de jornada y, en general, el tiempo de trabajo».

Las cuantías las fija el artículo 40.1.b del mismo texto, según los importes que estableció el Real Decreto-ley 28/2018 y que están en vigor desde el 1 de febrero de 2019:

Grado	Importe de la multa
Mínimo	de 751 a 1.500 €
Medio	de 1.501 a 3.750 €
Máximo	de 3.751 a 7.500 €

Quién decide el grado es el inspector, aplicando los criterios del artículo 39 de la LISOS: el número de trabajadores afectados, la intencionalidad, el perjuicio causado, la cifra de negocio de la empresa y la reincidencia. Una pyme que no lleva registro por desconocimiento y lo implanta al día siguiente no recibe el mismo trato que una empresa reincidente con veinte trabajadores afectados.

Conviene tener presente algo que se pasa por alto: la sanción por el registro rara vez viaja sola. Si al no haber registro afloran horas extra no pagadas ni cotizadas, se suma la infracción en materia de Seguridad Social, con su propia multa y la liquidación de cuotas atrasadas con recargo. Ese suele ser el importe grande, no el del registro.

Los seis errores que más actas provocan

Por orden de frecuencia en las actuaciones sobre control horario:

1. Registrar la jornada teórica en lugar de la real. Todos los días exactamente de 9:00 a 18:00, sin una sola variación en meses. Es el patrón que más sospechas levanta, porque no se parece a ninguna empresa real.
2. Fichar el día completo de una sola vez. Rellenar el registro de toda la semana el viernes por la tarde no cumple el requisito de registro diario.
3. No registrar las pausas ni las interrupciones cuando el convenio o la práctica de la empresa las contempla como tiempo no efectivo.
4. Dejar fuera a parte de la plantilla: personal de oficina, mandos intermedios o comerciales, sobre la idea equivocada de que su jornada es flexible y por eso no se registra. La flexibilidad no exime del registro.
5. No poder acreditar quién hizo el registro. Una hoja de cálculo sin trazabilidad ni firma no demuestra que la anotó el trabajador.
6. Guardar menos de cuatro años o no poder recuperar los datos de un ejercicio anterior tras cambiar de sistema o de gestoría.

Si todavía llevas el control en papel o en hoja de cálculo, te interesa leer por qué el registro de jornada en papel se ha quedado corto y qué alternativas hay.

Checklist: cómo preparar tu empresa

Diez comprobaciones que puedes hacer hoy mismo. Si fallas en alguna, ahí tienes el trabajo pendiente.

1. ¿Existe registro diario, con hora de inicio y fin, de todos los trabajadores por cuenta ajena?
2. ¿Refleja la jornada real, con sus variaciones, y no la del contrato?
3. ¿Puedes descargar el registro de un trabajador concreto de hace tres años en menos de diez minutos?
4. ¿Conservas los datos de los últimos cuatro años, incluidos los de trabajadores que ya no están en la empresa?
5. ¿Los trabajadores pueden consultar su propio registro sin pedírselo a nadie?
6. ¿Se lo has comunicado a la representación legal de los trabajadores, si la hay?
7. ¿El sistema deja rastro de quién ficha, cuándo y desde dónde?
8. ¿Las horas extra están registradas, totalizadas mensualmente y reflejadas en la nómina?
9. ¿Se respetan las 12 horas de descanso entre jornadas y el descanso semanal?
10. ¿Hay alguien en el centro de trabajo que sepa acceder al registro y enseñarlo sin depender de terceros?

Si necesitas un punto de partida en papel o Excel mientras decides el sistema definitivo, puedes descargar nuestra plantilla de registro de jornada laboral, con variantes para pausas, proyectos y teletrabajo.

Qué hacer durante la visita

El inspector puede presentarse sin previo aviso en el centro de trabajo, y también puede citarte en dependencias de la Inspección o requerirte documentación por escrito. En cualquiera de los tres casos:

• Facilita el acceso. Obstruir la actuación inspectora es por sí misma una infracción, y de las caras.
• Entrega solo lo que te piden. Aportar documentación de más abre líneas de comprobación que nadie te había pedido.
• No improvises respuestas. Si no sabes un dato, dilo y comprométete a aportarlo en plazo. Una afirmación equivocada en el acta es difícil de deshacer después.
• Pide copia de la diligencia del Libro de Visitas electrónico y anota qué documentación se ha entregado y cuándo.
• Avisa a tu asesoría laboral en cuanto empiece la actuación, no cuando llegue el acta.

Si el inspector detecta un incumplimiento subsanable, puede optar por un requerimiento en lugar de un acta: te da un plazo para corregir. Cumplirlo bien y a tiempo es la diferencia entre un susto y una multa.

Qué pasa después de la visita

Si hay acta de infracción, se abre un expediente sancionador. Dispones de quince días hábiles para presentar alegaciones desde su notificación, y ahí es donde el registro bien llevado vale su peso: es tu prueba principal.

Después de la resolución cabe recurso de alzada y, agotada la vía administrativa, la jurisdicción social. Ten en cuenta que el acta goza de presunción de certeza respecto de los hechos que el inspector constata personalmente. Desmontarla exige prueba sólida, no una versión alternativa de los hechos.

La normativa sobre control horario sigue evolucionando. Si quieres anticiparte, revisa qué se sabe sobre el fichaje digital obligatorio y los cambios previstos en la ley de fichar en el trabajo.

Preguntas frecuentes

¿Puede la Inspección de Trabajo venir sin avisar?

Sí. La actuación inspectora puede iniciarse por visita sin previo aviso al centro de trabajo, por requerimiento de comparecencia o por solicitud de documentación. No existe obligación de anunciarla, y de hecho la visita sorpresa es habitual en las campañas sobre tiempo de trabajo.

¿Cuánto tiempo hay que guardar el registro de jornada?

Cuatro años, según el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores. Durante ese periodo debe estar a disposición de los trabajadores, de sus representantes legales y de la Inspección. Incluye a quienes ya no trabajan en la empresa.

¿Es válido llevar el registro horario en Excel?

La ley no impone un formato concreto, así que un Excel no es ilegal por sí mismo. El problema es probatorio: al ser modificable sin dejar rastro, su valor frente a la Inspección es débil y se desmonta con facilidad si otros indicios lo contradicen.

¿La multa es por empresa o por trabajador afectado?

La sanción se impone por la infracción cometida, pero el número de trabajadores afectados es uno de los criterios del artículo 39 de la LISOS para graduarla. A más plantilla afectada, más se acerca el importe al grado máximo.

¿Están obligados los directivos a fichar?

El personal de alta dirección del artículo 1.3.c del Estatuto queda fuera de la obligación. Ahora bien, esa condición es material, no una etiqueta: no basta con llamar «director» a alguien que en realidad tiene una relación laboral común.

En resumen

La Inspección no busca un documento bonito: busca una prueba fiable de las horas que se trabajan de verdad. Un registro diario, automático, accesible y conservado cuatro años convierte una visita en un trámite. Uno improvisado la convierte en un expediente.

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