Registro de jornada laboral en papel

Aunque no es lo ideal, lo cierto es que aún quedan muchas empresas que llevan a cabo el registro de la jornada laboral en papel. Esto sigue siendo legal, aunque es posible que a lo largo de 2025 o principios de 2026 deje de serlo.

Obligación legal de registrar la jornada laboral

El registro de asistencia es obligatorio desde 2019. No se establece una forma de llevarlo a cabo, de manera que es usual encontrarse que se ficha con una plantilla de registro de la jornada laboral en Excel.

Marco legal

Para establecer el marco legal con respecto a la obligación de fichar hay que recurrir al Real Decreto-ley 8/2019. Se iba a actualizar, pero al final no ha habido acuerdo en el Congreso. Se espera que el Gobierno lo actualice mediante Decreto Ley en breve.

Aplicabilidad a todas las empresas

Ninguna compañía quedó fuera de la obligación de fichar. Al menos, todas deben tener una plantilla de registro de la jornada laboral. Aquí quedan incluidos los teletrabajadores que fichan por medios digitales y los autónomos que tengan empleados.

Excepciones a la obligación

Pese a que todas las empresas están obligadas a llevar el control de las horas en que trabajan sus asalariados, hay algunas excepciones.

Entre estas están los altos directivos, los deportistas, los empleados del hogar, los transportistas, los artistas y aquellos autónomos que no tengan personas a su cargo.

Métodos de registro de jornada

Ahora mismo, hay varios métodos para el registro de la jornada laboral, de manera que cada empresa puede escoger el suyo.

Registro en papel

La hoja de registro de la jornada laboral para imprimir es la manera más clásica de fichar. Hay muchas contradicciones sobre su validez y es algo a extinguir.

Limitaciones y desventajas

Posee muchas desventajas:

• Su manipulación es sencilla.
• Se puede perder o estropear.
• Es complicado hacer una inspección o dar la información a los trabajadores.

Registro digital

Ahora se está imponiendo en todas las empresas, ya que es mejor que el registro de la jornada laboral en papel.

Ventajas del sistema digital

Entre ellas están:

• Seguro y complicado de alterar.
• Acceso a la información en tiempo real.
• Reducción de errores humanos y generación de informes automática.

Requisitos técnicos de un buen sistema

A los sistemas electrónicos para fichar hay que pedirles una serie de requisitos:

• Imposibles de manipular.
• La compatibilidad con el resto de software de la empresa.
• Si se producen cambios, que estos sean trazables.

Prohibición de sistemas biométricos sin consentimiento

Debido al RGPD están prohibidos. Solo se pueden usar en casos muy justificados.

Tipos de sistemas biométricos prohibidos

Son varios los que no se pueden utilizar:

• Huella digital.
• Reconocimiento facial.
• Reconocimiento de retina.

Consecuencias del uso irregular

Acarrea sanciones muy elevadas por vulnerar el RGPD. Además, todos los registros hechos así no sirven, de forma que la empresa se expone a otra sanción por vulnerar las leyes sobre el registro de la jornada de los empleados.

Implementación del registro digital

En la actualidad, lo mejor es implementar el registro digital, desterrando el control horario de los trabajadores con Excel.

Pasos para digitalizar el control horario

• Escoger un software que esté homologado.
• Integrarlo con las otras plataformas digitales de la empresa.
• Ajustarlo a los diferentes procesos de la compañía.

Herramientas y software recomendados

Hay muchas soluciones en el mercado, que se adaptan muy bien tanto al trabajo tradicional como al teletrabajo.

Ejemplos de soluciones efectivas

1. Fichar en el Trabajo: sencilla y de las mejores para PYMEs. Es muy económica y no se necesita a un equipo a la hora de implantarla.
2. Sesame HR: una herramienta avanzada que destaca por la automatización. Se adapta muy bien al teletrabajo.

Formación del personal para el nuevo sistema

Sea cual sea el sistema elegido, siempre hay que formar a los trabajadores. Esto es aún más importante si pasan del registro de la jornada laboral en papel al registro electrónico.

Sanciones por incumplimiento del registro horario

Desde 2019 hay sanciones que son muy elevadas si no se lleva a cabo el registro horario en la empresa.

Multas por trabajador afectado

Si las multas son cuantiosas ya de por sí, lo son aún más cuando se pueden poner por cada uno de los trabajadores que no tenga el registro de la jornada.

Incremento de sanciones futuras

Con la actualización del Real Decreto, se prevé que las cantidades suban todavía más.

Casos de incumplimiento y consecuencias legales

El TSJ de Madrid condenó a una empresa a más de 67.000 euros de multa más el 10 % de intereses. La razón fue que la compañía no llevaba el registro horario para el pago de las horas extras.

Registro de jornada en modalidades de teletrabajo

Cuando se popularizó el teletrabajo, registrar la jornada se volvió más complicado, pero no imposible.

Requisitos específicos para el teletrabajo

Uno de los requisitos fundamentales es que el control horario se pueda hacer de manera remota, desde cualquier lugar y en cualquier dispositivo.

Herramientas para el registro remoto

Una de las principales herramientas es el smartphone. La razón es que tiene geolocalización. De esa manera, la empresa sabe dónde está el empleado al iniciar la jornada.

Validez y conservación de los registros de jornada

No solo hay que llevar a cabo el registro de la jornada, sino que hay que conservar los datos.

Tiempo de conservación de los registros

Si leemos el Real Decreto-ley 8/2019 vemos que prevé que, al menos, los registros se guarden durante cuatro años.

Accesibilidad y transparencia para trabajadores y sindicatos

Siempre deben almacenarse de forma que estén disponibles para los empleados y los sindicatos. De lo contrario, la empresa se enfrenta a una multa.

Cumplimiento con la inspección de trabajo

También deben ser accesibles a la Inspección de Trabajo. De ahí la importancia de que se deje a un lado el registro de la jornada laboral en papel, ya que trabajar así es muy complicado para los inspectores.

Impacto de la reducción de la jornada laboral

Aunque aún no se ha aprobado, parece que es cuestión de tiempo que la jornada laboral se reduzca a 37,5 horas semanales.

Cambios en el registro de jornada

Todos los sistemas de registro se deberán adaptar para reflejar la nueva jornada. Estos cambios afectarán, en especial, al cálculo de las horas extras.

Adaptación de las empresas a la nueva normativa

Para las empresas el cambio será más duro. No les queda más remedio que actualizar el software, redistribuir la carga de trabajo y aumentar el precio que van a pagar por hora.

Casos judiciales relevantes sobre el registro de jornada

Desde 2019 se han promulgado varias sentencias que son esenciales en cuanto al registro de la jornada laboral.

Sentencias que respaldan a los trabajadores

Por ejemplo, podemos nombrar la sentencia del Tribunal Superior de Justicia de Cataluña de 26 de junio de 2023 (rec.6558/2022). En ella, se falla a favor del trabajador que reclamaba las horas extras. La empresa no aportó el registro de la jornada laboral.

Consecuencias de la falta de registro adecuado

Las consecuencias son multas para la empresa. Los trabajadores pueden tener dificultades a la hora de reclamar los pagos por las horas trabajadas.

Consejos para elegir un software de control horario adecuado

Antes de escoger un software adecuado, hay que tener en cuenta algunos consejos o factores.

Características clave a considerar

Debe cumplir con el marco normativo español. Es muy importante que se actualice cuando haya cambios.

La seguridad de los datos es crucial. Es mejor que permanezcan en la nube, lo que facilita la accesibilidad.

Integración con otros sistemas de gestión empresarial

Esto se olvida a veces y es relevante. Debe funcionar con el software que ya exista en la empresa, como el de nóminas, vacaciones, etc.

Preguntas frecuentes sobre el registro de jornada laboral en papel

Ya sabemos que el registro de asistencia en papel es algo a extinguir. Sin embargo, aún hay dudas sobre ello.

Validez de los registros en papel

Parece que a finales de este año va a dejar de ser válido. Decimos parece, porque el borrador del nuevo Decreto Ley no lo deja claro del todo.

Alternativas válidas al registro en papel

Son aquellas en formato electrónico, como las plataformas digitales, los terminales fijos, las aplicaciones para móviles, etc.

Transformación digital en la gestión de la jornada laboral

Si tu empresa no ha hecho la transformación hasta ahora, lo mejor es que la haga cuanto antes, pues tiene varios beneficios.

Beneficios de la digitalización

• Se reducen tanto los errores como el trabajo administrativo.
• Hay un menor riesgo de sanción.
• Se gana en transparencia y en confianza.

Integración con soluciones de nómina y recursos humanos

Gracias a las APIs, es muy sencillo integrar estas soluciones con los programas de Recursos Humanos y con los que hacen las nóminas. De esa manera, se ahorra mucho trabajo.

Registros de jornada laboral: plantillas y herramientas

Aunque ya casi no se usan, lo cierto es que algunas empresas tienen una plantilla de registro de la jornada laboral en Excel a modo de respaldo.

Plantilla registro jornada laboral en Excel

En la red sigue habiendo plantillas descargables, que se pueden seguir usando, aunque la validez legal está en entredicho y depende de las fuentes consultadas.

Hoja registro jornada laboral para imprimir

La descarga se hace en formato PDF, con un diseño claro y limpio. Hay que conservarlas de forma segura y es mejor tener una para cada uno de los empleados.

Plantilla registro de horas de trabajo

Cuando la plantilla se rellena en Excel, lo cierto es que es más fácil hacer los cálculos que si se escribe en un papel.

Eso sí, conviene ir desterrando estas soluciones, pues van a dejar de ser válidas antes o después.

Desafíos y soluciones en la implementación del registro digital

Por supuesto, cada una de las empresas que pasan al registro digital tienen que enfrentarse a una serie de desafíos, aunque estos son menores gracias a lo sencillo que es el software para fichar.

Resistencia al cambio

Es el principal problema. A los trabajadores no les gusta el cambio, aunque en este caso sea para mejor.

Estrategias para una transición exitosa

Para que el cambio sea exitoso, reduciendo la resistencia al cambio, se puede hacer lo siguiente:

• Explicar las ventajas.
• Dar formación.
• Aportar soporte técnico, en especial al principio.

Normativa comparada sobre el registro de jornada laboral

Esta normativa no es exclusiva de España. Son varios los países de nuestro entorno que hacen lo mismo o algo similar.

Regulaciones en otros países

• Alemania: desde 2022 se exige registrar todas las horas de trabajo. Hasta 2027, las empresas pequeñas pueden seguir usando métodos analógicos.
• Francia: es muy flexible. El registro se hace mensualmente y se adjunta en la nómina.
• Italia: su sistema es muy similar al español.

Buenas prácticas internacionales

España, Portugal y Austria son los países más avanzados, ya que apuestan por sistemas digitales para registrar la jornada.

El GDPR, a nivel europeo, ha prohibido el uso de sistemas biométricos por ser muy intrusivos, a no ser que esté justificado.