Guía sobre la Tecnología RFID y su Aplicación en el Entorno Laboral

La industria lleva décadas intentando encontrar la manera de identificar los objetos. Fue así como nació el código de barras, que ya está obsoleto y ha sido sustituido por la tecnología RFID.

Para saber qué es RFID, hay que hablar de radiofrecuencia y de una manera de identificar objetos y personas que ya es un estándar en todo el mundo. Tanto es así que incluso hay un organismo mundial, GS1 Global - Estándares EPC/RFID, que vela por esta tecnología.

¿Qué es la tecnología RFID? Definición y fundamentos técnicos

A la hora de explicar la tecnología RFID, qué es y para qué sirve, lo mejor es recurrir a una definición académica. Así, RFID (Radio Frequency Identification) es un método que se utiliza con el fin de almacenar y recuperar datos de manera remota.

Esto lo hace con dispositivos como las etiquetas, las tarjetas o los transpondedores. La idea es poder conocer la identidad de un objeto empleando ondas de radio y de forma inalámbrica.

Siguiendo con la explicación sobre qué es la tecnología RFID, algunas de sus características son:

1. No requiere de una línea de visión directa para funcionar. El lector es capaz de leer etiquetas dentro de las cajas u ocultas en una prenda de ropa.
2. Lectura masiva. Las etiquetas RFID se pueden leer de forma masiva, varias a la vez.
3. Es posible grabar datos. Muchas de estas etiquetas no son solo de lectura, sino que permiten que se grabe nueva información en ellas.

El estándar ISO/IEC 18000 y la comunicación inalámbrica

Ya conocemos qué es RFID, así que ahora es posible imaginar la importancia de que las etiquetas o los lectores funcionen con la misma tecnología en todo el mundo. Es aquí donde entra la Norma Internacional ISO/IEC 18000.

Dentro de la normativa tenemos los parámetros de cómo debe funcionar esta tecnología, que se clasifica en distintas bandas de frecuencia:

• LF o Baja Frecuencia: posee un rango de alcance muy corto, pero es muy buena frente a las interferencias. Se emplea a la hora de acceder a edificios antiguos y para los microchips que identifican a nuestras mascotas.
• HF o Alta Frecuencia: es la que se usa en las tarjetas inteligentes o en el NFC de los móviles.
• UHF o Ultra Alta Frecuencia: la banda que manejan en la logística de todo el mundo. Se lee muy deprisa a distancias que superan los 10 metros.

RFID: qué es y para qué sirve en la gestión de activos y personas

Si queremos explicar qué es RFID, una buena definición es que es una tecnología que aporta «ojos digitales» a las empresas.

Con la tecnología RFID se automatiza la captura de datos. De hecho, hace que objetos físicos corrientes, como una caja, se transformen en nodos de comunicación que «hablan» sobre su estado a un sistema central.

Casos de uso: De la cadena de suministro al control de accesos.

Entre todas las ventajas de la RFID, una de las que más destaca es que sirve para escenarios completamente diferentes, aportando un enorme valor a cada uno de ellos.

1. Trazabilidad en la cadena de suministro. Gracias a las etiquetas, las empresas de logística son capaces de saber si la carga del camión coincide con el albarán. Esto se hace sin abrir ni una sola caja.
2. Gestión de activos IT. Por desgracia, la posibilidad de que la tecnología (como los portátiles o las tablets) se pierda o se robe siempre está ahí. Esto se evita con una pequeña etiqueta RFID, la cual monitoriza si ese activo sale de la zona en la que debe estar.
3. Esto también lo usan los bufetes de abogados, con el fin de que los expedientes con información sensible no terminen en sitios equivocados.
4. Seguridad y evacuación. Además de abrir puertas, el RFID detecta qué empleados han podido llegar a los lugares de encuentro seguro en caso de emergencia, como un incendio.

¿Qué es una tarjeta RFID y cómo interactúa con el lector?

Alrededor de esta tecnología, una pregunta muy común es la de qué es una tarjeta RFID, ya que cada vez está en manos de más empleados por todas las ventajas que aporta a la empresa.

Los trabajadores no ven más que un trozo de plástico con el que fichan o abren la puerta, pero va mucho más allá. Dentro de ese plástico hay un microchip, que no es más grande que un grano de arena, soldado a una bobina de cobre que ejerce de antena.

En la mayor parte de los casos se trata de tarjetas sin batería, que hacen su trabajo por inducción electromagnética:

1. El lector emite un campo magnético.
2. Cuando pasamos la tarjeta, la antena de esta entra en ese campo.
3. Al entrar en el radio del campo electromagnético, este induce corriente eléctrica a la antena.
4. Mediante esa mínima corriente, el chip se activa y envía la respuesta al lector.

Tags pasivos vs. activos: ¿Cuál elegir para el entorno laboral?

Hay dos tipos de etiquetas o tags que se pueden emplear para el entorno laboral:

1. Pasivos: los que llevan las tarjetas de los empleados para fichar o abrir las puertas. Su nombre les viene por no tener energía propia.
2. Activos: sí que poseen energía que les proporciona una pequeña batería. Pueden localizar objetos a decenas de metros.

Para identificar a las personas se eligen los tags pasivos, pero más allá de la tecnología hay que hablar de la privacidad. Por eso, la Agencia Española de Protección de Datos ha publicado una Guía sobre tecnologías biométricas y de identificación.

Ya sabemos qué es una tarjeta RFID, por lo que podemos comprobar que no es muy intrusiva. A pesar de ello, sí que almacena datos de los empleados, por lo que la información debe cumplir con lo establecido en el RGPD.

RFID: Ventajas y desventajas en la digitalización de procesos

Cuando se implementa la tecnología RFID, hay que saber que tiene tanto ventajas como desventajas, por lo que hay que sopesar muy bien ambas.

Ventajas:

• Se eliminan los errores al transcribir los datos.
• Las tarjetas y las etiquetas se pueden meter dentro de materiales muy resistentes que soportan el agua (es posible lavarlos y son muy higiénicos) o la suciedad.
• Son muy seguros. Los chips modernos son muy complicados de clonar, lo que los hace muy seguros.

Desventajas:

• La radiofrecuencia tiene sus enemigos, como los líquidos y los metales. Por eso, es necesario que los ingenieros estudien dónde se colocan las antenas y que escojan las mejores etiquetas.
• La principal desventaja es que la inversión inicial es alta, pues se requiere de mucho hardware y adquirir software específico.
• Las tags pueden chocar. Cuando hay miles de tarjetas en un espacio pequeño, las señales llegan a chocar entre sí, aunque ese problema ya casi se ha solucionado.

La convergencia del RFID con el cumplimiento legal del registro de jornada

Gracias a la entrada en vigor del Real Decreto-ley 8/2019 de medidas urgentes de protección social, la tecnología RFID ha aumentado su presencia en la empresa española, en concreto en lo referente al registro de la jornada laboral.

Con esta norma hay que registrar la jornada, pues la idea es eliminar el fraude de las horas extra no pagadas.

Como ya hemos explicado qué es la tecnología RFID, es muy fácil deducir de qué manera se usa para el registro de la jornada, puesto que proporciona un sistema de registro fiable y objetivo, con valor real.

Cuando se ficha con una tarjeta personal, se crea un registro digital. Este viene con un sello de tiempo que no se puede alterar y que proporciona:

• Registra el momento exacto de fichar sin redondear ni los segundos.
• Trazabilidad: Cuando un registro se modifica por un error (como que el trabajador se olvide de fichar un día), se sabe qué persona hizo ese cambio.
• Seguridad jurídica: la empresa demuestra el horario que realiza el empleado y este puede hacer lo propio con las horas extra que ha trabajado.

Esta tecnología, que en un principio se usó para abrir puertas, ha pasado a ser una herramienta de gestión de recursos humanos. Es por ello por lo que implementar soluciones digitales para fichar en el trabajo se ha convertido en la opción más robusta para evitar sanciones de inspección.

Conclusión: El futuro de la identificación segura en entornos corporativos

Una vez que se comprende qué es RFID, se ve que no es una tecnología que esté de paso, sino que ha venido para quedarse. A ello ayuda que ya es viable incluso en las pequeñas empresas debido a que se ha abaratado con el paso de los años.

Eso sí, no se trata de algo inamovible, ya que va a ir evolucionando y de hecho lo está haciendo. En muchas empresas esto ya es palpable, puesto que las ya clásicas tarjetas se están eliminando y se cambian por el smartphone, el cual emula esta tecnología con el NFC.

Las empresas no son nada reacias a adoptar la tecnología de radiofrecuencia, puesto que en los entornos corporativos proporciona tanto eficiencia como transparencia. Además, ya hemos hablado de su polivalencia.

Se puede emplear para saber el stock que hay en un almacén o en el fichaje, cumpliendo con la ley que pide controlar el horario de una manera rigurosa y fuera de toda duda.