Guía sobre los registros de la jornada laboral

Los registros de la jornada laboral están a punto de cambiar. En 2026 se actualiza la ley de 2019, de manera que ya solo se podrá hacer el control de horas trabajadas por medios digitales.

¿Qué son los registros de jornada laboral?

Son sistemas con los cuales las empresas vigilan el tiempo de trabajo de sus empleados. Así, se garantiza que las horas que se firman en el contrato se llevan a cabo.

Definición y propósito

Con los registros de jornada laboral se documenta el inicio y el fin de la jornada de cada uno de los asalariados. El propósito es proteger al empleado, que es la parte más débil de la relación, para que no realice trabajo sin remunerar.

Tipos de registros de jornada

Existen varias formas de llevar a cabo el control de las horas trabajadas:

• Anotaciones en papel o en hoja de cálculo: ya apenas se usan porque se pueden manipular.
• Relojes de fichar: el método favorito hasta hace poco. Al principio se empleaban tarjetas, pero ahora se suelen usar llaveros NFC.
• Software o aplicaciones: es lo que se utiliza en la actualidad. Estos medios digitales serán los únicos válidos en 2026.

Importancia de llevar un registro de la jornada laboral

Es muy importante tanto para la empresa como para el asalariado. Eso permite construir relaciones transparentes en las que ambas partes están protegidas ante los abusos.

Cumplimiento legal

Desde 2019 es obligatorio en España, para todas las empresas, con alguna excepción. No cumplir con esta ley conlleva sanciones cuantiosas.

Mejora de la gestión del tiempo

Dejando a un lado la ley, los datos del registro horario son una mina para las empresas. Con ellos pueden ver si necesitan más personal en un área, redistribuirlo, contratar más cuando es necesario, etc.

Prevención de conflictos laborales

Un registro horario ayuda a que no haya conflictos. Si se hace bien, no habrá problemas con las horas trabajadas, se pagarán las horas extra y se resuelven malos entendidos sin necesidad de llegar a juicio.

Legislación y normativa sobre registros de jornada laboral

Nuestra legislación es muy estricta, de las más duras de Europa ahora mismo, y ha conseguido adaptarse a las nuevas maneras de trabajo.

Leyes nacionales vigentes

Si hablamos de registros de la jornada laboral, la principal ley es el Real Decreto-ley 8/2019. Este se ha modificado en 2025, de manera que ahora el registro tiene que ser digital e inalterable.

Requisitos obligatorios

Estos cambios legales han traído varios requisitos obligatorios. Algunos de ellos son:

1. Cada trabajador debe tener su registro propio.
2. Los registros se conservan cuatro años como mínimo.
3. Son accesibles para los trabajadores, sus representantes y las autoridades.
4. Al menos, deben registrar la hora de inicio y fin de la jornada.

Sanciones por incumplimiento

Las sanciones van desde los 750 a los 225.018 euros, dependiendo de la gravedad. Además, esas multas no son “globales”, sino que se pueden aplicar por cada uno de los trabajadores afectados.

Métodos y herramientas para llevar registros de jornada laboral

Existen varios métodos que se han venido usando a lo largo de estos años.

Registros manuales

El clásico papel en donde se anotaban las horas. Ya está obsoleto y será ilegal en 2026.

Sistemas digitales

Se trata de los sistemas que serán válidos en 2026, aunque no todos son igual de útiles. Uno de ellos es el reloj que funciona con tarjetas.

Aplicaciones móviles

Una de las mejores maneras de llevar los registros de la jornada laboral. El empleado puede fichar desde cualquier parte.

Software especializado

Otra forma actual para controlar la jornada, que además acumula muchos datos que son útiles a la empresa.

Ventajas de utilizar sistemas digitales para el registro de jornada

Con independencia de que la ley los haga obligatorios, lo cierto es que poseen muchas ventajas sobre el resto.

Automatización y precisión

No hay fallo humano posible, pues este no interviene. Además, la automatización libera al personal de RR. HH. de hacer tareas repetitivas

Accesibilidad y almacenamiento

Los datos se suelen almacenar en la nube, de manera segura. Al estar digitalizados, son muy accesibles.

Integración con otras herramientas de gestión

Otra de sus grandes ventajas es que se pueden integrar con los ERP, el software que hace las nóminas, el que gestiona las vacaciones, etc.

Qué información debe contener un registro de jornada

Hay información que debe tener por ley. Además, hay otra que ayuda a la empresa en la gestión de sus trabajadores.

Horarios de entrada y salida

Es lo mínimo que debe tener este registro. Tiene que ser individual, único para cada asalariado.

Tiempos de pausas y descansos

Parece que la nueva ley sí que obligará a registrarlos. De todas maneras es recomendable, y de hecho lo exigen muchos convenios colectivos.

Horas extras y compensaciones

En el espíritu de la ley está llevar a cabo el control de las horas trabajadas con el fin de que todas se paguen. Por eso, hay que registrar las horas extra para compensarlas de alguna manera.

Justificaciones de ausencias

No es obligatorio, pero sí una buena práctica. Con ello se consigue diferenciar las ausencias justificadas de las que no lo son.

Cómo implementar un sistema de registro de jornada en tu empresa

Nunca es algo a tomar a la ligera, ya que cada negocio tiene unas necesidades distintas.

Evaluación de necesidades

¿Qué necesita esa empresa? No es lo mismo una oficina presencial que una en la que se teletrabaja todo el año o varios días a la semana.

Selección de la herramienta adecuada

De lo anterior depende la elección de la herramienta. Si se teletrabaja, una app móvil puede ser la mejor opción. Si el empleo es presencial, un software especializado al que se accede desde el PC es una excelente manera de fichar.

Capacitación del personal

Una vez que se elige la forma de llevar el control de las horas trabajadas, es necesario capacitar al personal. De esa manera, se evitan la resistencia de los empleados a usar el nuevo software o la app.

Monitoreo y ajustes continuos

Al principio hay que ver cómo funciona el sistema y escuchar a los empleados. Siempre se pueden hacer ajustes para adecuar el software a lo que cada negocio necesita.

Obligaciones del empleador y derechos del empleado

Ambos tienen derechos y obligaciones cuando se habla del registro de la jornada laboral.

Responsabilidades del empleador en el registro de jornada

La responsabilidad de implementar los registros de jornada laboral es del empresario. Debe aportar los medios para que sus trabajadores fichen y guardar los registros. También es necesario garantizar el acceso.

Derechos de los empleados respecto a sus registros

Estos tienen el derecho de acceder a sus registros, para conocer siempre cuántas horas han trabajado. Pueden solicitar una corrección si no están de acuerdo.

Confidencialidad y protección de datos

Los datos de control de horas trabajadas son confidenciales. Los protege el RGPD y deben estar resguardados ante cualquier acceso que no esté autorizado.

Casos prácticos y ejemplos de registros de jornada laboral

Podemos poner varios ejemplos de cómo se hace el registro de la jornada laboral.

Ejemplos de formatos manuales

Sobre todo, en pequeños negocios, se han empleado esta clase de medios. En un papel o en una tabla de Excel, se anotaban los registros.

Casos de uso de software

Será obligatorio, pero muchas empresas (en especial las de mayor tamaño) llevan usándolos años.

Aquí, tenemos desde una tablet en la entrada de la oficina en la que los asalariados fichan con un pin, hasta una aplicación para el móvil que sirve a aquellos que desempeñan su labor fuera de la oficina. También programas de ordenador que se instalan en el terminal desde el que se hace el trabajo.

Soluciones en diferentes sectores

Ya hay soluciones para todos los sectores. Por ejemplo, los transportistas tienen aplicaciones en su móvil de empresa. Gracias al GPS se sabe dónde están y si llevan a cabo su trabajo.

Auditorías y control de los registros de jornada laboral

Entre otras ventajas, los registros de jornada laboral digitales hacen muy sencillas las auditorías.

Preparación para auditorías

Las inspecciones de trabajo se pueden dar en cualquier momento. Así, ahora la información que piden los inspectores ya no hace falta recopilarla durante semanas. Se obtiene en segundos a golpe de clic.

Herramientas de control interno

Los controles no solo los llevan a cabo las autoridades. A veces, interesa a la propia empresa realizarlos para ver quién se ausenta de manera identificada, qué empleado hace demasiadas horas extra, etc.

Mejores prácticas para mantener la integridad de los registros

Estos programas o las apps ya vienen preparadas para que los registros sean íntegros. Por supuesto, se pueden modificar con el fin de corregir errores, pero cuando eso se hace, se sabe quién lo ha hecho, el día y la hora en la que se llevó a cabo la modificación.

Beneficios de un registro de jornada bien gestionado

Con un registro horario gestionado de forma adecuada, no solo se cumple la ley, sino que se obtienen otros beneficios.

Aumento de la productividad

Gracias a tener el control de horas trabajadas, sube la productividad. Ya hay datos reales sobre cuántas horas se dedican a cada tarea, de forma que las empresas distribuyen estas horas para que el trabajo se lleve a cabo de la manera más adecuada.

Mejor equilibrio entre vida laboral y personal

Se suele ver el registro de la jornada laboral como algo para controlar de forma férrea a los empleados, pero también ayuda a implementar el teletrabajo o a ofrecer modelos flexibles.

Reducción de riesgos legales

Quizá, este es el beneficio principal. El tener los registros de la jornada laboral siempre disponibles e inalterables aporta una gran seguridad jurídica a todas las partes.