Hay cambios a la hora de registrar la jornada de trabajo en las empresas y, entre ellos, está el fichaje digital obligatorio. Con él, al fin se desterrarán las hojas de papel.
La idea inicial era que el fichaje digital fuese ya obligatorio en 2024, pero hubo varios retrasos. Así, ahora se espera que entre en vigor este mismo año, en 2025.
En el Consejo de Ministros se aprobó el anteproyecto ya en febrero de 2025, de forma que lo lógico es que se valide en lo que queda de año.
De todas maneras, las empresas van a tener medio año con el fin de poder ir adaptándose sin prisas, aunque lo mejor es no dejarlo para el último día.
Mediante el Real Decreto-ley 8/2019, ya se obligaba a las empresas a controlar el horario de sus trabajadores. Este se actualiza con el anteproyecto de Ley Laboral de 2025, que establece el fichaje electrónico obligatorio.
Con la nueva normativa, cuando entre en vigor, el registro de la jornada laboral en papel queda prohibido. Tampoco será válido Excel.
Son varios los requisitos legales que se deben cumplir a la hora de evitar sanciones, todos ellos encaminados a que los datos sean reales.
Los sistemas digitales usados tienen que anotar las horas de salida y de entrada de manera automática y en tiempo real. Así se reducen los errores humanos y se complica la manipulación de los datos.
Deben ser accesibles en cualquier momento y desde todo lugar, de manera telemática, tanto para las autoridades, como para sus representantes y para los empleados.
Estos datos se deben guardar al menos cuatro años de manera segura. No se pueden alterar cuando se han registrado y cada consulta o cambio debe tener una trazabilidad completa.
Cuando se actualice el Real Decreto-ley 8/2019, uno de los cambios más importantes estará en qué sistemas de registro o fichaje se permiten y cuáles no.
Entre otros sistemas, como el de las cámaras de vigilancia, el uso del papel y del Excel con el fin de registrar la jornada quedará totalmente prohibido.
Pese a la prohibición que hemos visto antes, lo cierto es que las empresas van a tener muchas opciones para llevar a cabo el fichaje digital obligatorio. Algunas de ellas son:
Pese a que se insiste mucho en el fichaje digital obligatorio, lo cierto es que hay colectivos de trabajadores que no tienen la obligación de hacerlo. Esto se debe a las características especiales que poseen sus empleos.
La mayor parte de los altos directivos suelen tener unos horarios que nadie controla, pues tienen una autonomía plena a la hora de trabajar. Por eso, no deben fichar.
El régimen laboral por el que se rige el personal doméstico es específico para el sector. Debido a ello, no entran dentro de la norma que obliga a fichar de forma digital, ni de ninguna otra.
Su manera de trabajar no tiene nada que ver con la de los empleados que hacen una jornada de ocho horas. Así, sus relaciones laborales no se pueden clasificar en lo que conocemos como horarios convencionales.
Tanto los socios trabajadores de cooperativas como los autónomos están exentos de fichar. Los becarios no tienen la obligación de usar el sistema de los empleados, pero sí que deben registrar su horario de alguna manera. Así, se asegura que el acuerdo de prácticas se está cumpliendo.
No todas las empresas tienen las mismas necesidades. Por eso, hay que estudiar algunos factores antes de decantarse por uno u otro.
El tamaño de la plantilla y las modalidades de trabajo son claves a la hora de escoger un sistema para fichar de manera digital. Por ejemplo, si hay muchos empleados que desarrollan su labor fuera de las instalaciones de la compañía, un buen sistema será aquel que usa el móvil.
Hay muchos tipos de software. Antes de elegirlo es crucial ver que se adapte a la ley y que se pueda integrar con el ERP.
Cuando se pone un sistema para fichar nuevo, siempre hay que capacitar a los empleados, enseñarles cómo se usa. Aquí, ayuda mucho el que ese sistema sea muy sencillo, para que no haya problemas después.
Aunque se piensa que la labor de la empresa termina una vez que se implementa el fichaje digital, lo cierto es que eso no es así. Deben revisar de manera periódica los registros y establecer sistemas de alerta que avisen de fallos o anomalías.
Por supuesto, tanto el actual Decreto Ley, como el nuevo, cuando se apruebe, contemplan sanciones para las empresas.
Las sanciones van desde los 751 hasta los 225.018 euros, aunque varían según las fuentes debido a los frecuentes cambios de normativa. Se pueden aplicar por cada trabajador afectado y las más altas se ponen cuando no se pagan las horas extras de forma sistemática.
Todas las sanciones están dirigidas a las empresas, pero lo cierto es que los trabajadores sufren las consecuencias de no fichar de manera digital.
Les puede ser imposible demostrar las horas realizadas si hay un conflicto con la empresa, e incluso llegan a sufrir medidas disciplinarias si no fichan a diario, pues en este caso la compañía sería sancionada.
Aquellas empresas que aún usen Excel para el control horario no deben preocuparse, puesto que existen muchas maneras de fichar que cumplirán con la futura ley.
Los sistemas de control de acceso son una de las alternativas. No son caros, pues pueden consistir en una simple tablet que se pone a la entrada de la empresa. En ella, los trabajadores fichan con su pin.
También es posible colocar terminales que lean tarjetas RFID o sistemas que funcionen con NFC, acercando el móvil o una tarjeta de este tipo.
Otra alternativa son las aplicaciones de control horario. Con ellas se cumple la norma que pide el fichaje electrónico obligatorio.
Se accede desde cualquier terminal, como un ordenador, el móvil o una tablet. Son muy fáciles de usar y pueden tener geolocalización. De esa manera, es muy sencillo integrar el teletrabajo en ellas.
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Para escoger un software adecuado, lo mejor es seguir alguno de estos consejos: