Desde el 12 de mayo de 2019, es un requisito obligatorio que todas las empresas implementen un sistema de control horario para sus empleados, de acuerdo con la reciente modificación en el Estatuto de los Trabajadores.
2019 marcó un antes y un después en lo que a control de jornada se refiere. Ahora, el proceso está a punto de cambiar de nuevo con la entrada en vigor de la nueva ley de control horario de trabajadores, que se encuentra en pleno proceso legislativo.
12 de mayo del 2019, la fecha clave para comenzar con el control horario de trabajo
Aunque, efectivamente, la norma empezó a estar vigente el domingo 12 de mayo, el control de fichajes ya llevaba copando las portadas de los periódicos y las noticias de radio y televisión durante un tiempo. Exactamente desde que la Ministra de Trabajo del Gobierno socialista de Pedro Sánchez, Magdalena Valerio, anunció esa obligación tras un Consejo de Ministros.
La norma de la que hablamos es el Real Decreto Ley 8/2019, un texto que reformó el Estatuto de los Trabajadores, concretamente el artículo 34, y que entraba en vigor 2 meses después de su publicación en el BOE el 12 de marzo de 2019. En el mismo se expresa la obligatoriedad de las empresas de ofrecer a los empleados una manera de realizar un registro de sus horas de entrada y salida diaria del trabajo. Ese registro debe conservarse durante 4 años para poder ser consultado por la Inspección de Trabajo, los funcionarios de la Seguridad Social, el propio trabajador o sus representantes. Todo ello con el objetivo de luchar contra la precariedad y la explotación laboral.
Esta norma había sido reclamada en numerosas ocasiones tanto por sindicatos como por otros agentes sociales. Y es que según las estadísticas, muchos trabajadores trabajan más horas de las que figuran en sus contratos o bien son obligados a realizar horas extras que no aparecen reflejadas en ningún sitio. Con el control horario de los trabajadores se pretende acabar con estas prácticas y con otras relacionadas.
La realidad laboral de España estuvo marcada durante muchos años por un problema que, aunque silencioso, no dejaba de ser grave: las horas extra no pagadas.
No resulta complicado encontrar personas que han dedicado a su trabajo más tiempo del estipulado en sus contratos y no han recibido por ello ninguna compensación económica. Esto afecta a la conciliación y al bienestar de los afectados, pero tiene una dimensión todavía más amplia, porque es una situación que tiene un impacto económico para toda la sociedad. Si esas horas no se cobran, no se cotiza por ellas y tampoco se tributa, por lo que las arcas públicas están perdiendo dinero.
Con la intención de frenar estos abusos, el Gobierno aprobó en 2019 una ley de registro laboral. Desde su entrada en vigor el 12 de mayo de 2019, todas las empresas están obligadas a llevar un registro de la jornada que realiza cada uno de sus trabajadores y a conservarlo durante cuatro años a efectos de posibles inspecciones.
Sin embargo, los resultados no han sido tan positivos como se esperaba. Según la Encuesta de Población Activa (EPA) del segundo trimestre de 2023, durante este período se realizaron más de seis millones de horas extraordinarias en España cada semana. De ellas, 2,6 millones no se abonaron. En la práctica, esto no solo supone una gran pérdida de ingresos, también afecta al mercado de trabajo. Porque esas horas extra no remuneradas equivalen a 64.000 empleos a jornada completa que se podrían haber creado si las mismas hubieran estado regularizadas.
Desde 2019 la regla general es que los trabajadores tienen que fichar al entrar y salir del trabajo, pero la propia legislación establece una serie de excepciones a esta obligación.
Como ya te hemos explicado, fue publicada en el BOE el 12 de marzo de 2019. Y en el apartado 4 de la Disposición Final Sexta indica que el registro de jornada será de obligado cumplimiento a los 2 meses de dicha publicación. Así llegamos a la fecha clave del 12 de mayo.
Hay que tener en cuenta que las empresas tuvieron desde marzo para elegir el mejor método para cumplir con la norma, así como para negociar con los trabajadores y representantes de los mismos si ese método era el idóneo para la situación actual de la empresa. Pero, como ya te explicamos, las condiciones temporales jugaron a la contra y muchas compañías no llegaron a la fecha establecida de mayo con los deberes hechos.
El Ministerio de Trabajo (ahora en funciones) en su momento decidió entonces aplicar una moratoria de dos meses más (es decir, nos iríamos hasta el 12 de julio del 2019). Durante ese tiempo, las empresas que aún no registren el horario de los trabajadores y por lo tanto no realicen en fichaje en el trabajo, no serián sancionadas. Eso sí, deben demostrar que se están llevando a cabo las negociaciones pertinentes para poder comenzar a hacerlo cuanto antes. En caso de que no haya acuerdo entre las partes, serán los responsables de la compañía los que establezcan el método definitivo.
El Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, sobre medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo, modificó el artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores.
Los cambios más significativos introducidos por esta norma han sido:
En este caso los trabajadores usarán su navegador o su aplicación móvil para acceder al panel de control horario y realizar el fichaje y las gestiones asociadas a él.
Fichaje fijo con tarjeta o llavero (RFID): En este caso el trabajador deberá de llevar un llavero fijo con el que poder interactuar con el lector RFID, es un método legal, económico y ampliamente usado.
También podemos encontrar sistemas en el que el trabajador debe instalarse una aplicación en su ordenador y acceder a ella para poder iniciar o parar su jornada laboral, no obstante hay sistemas web que simplemente accediendo a tu cuenta puedes tener la misma funcionalidad sin tener que tener ninguna aplicación específica instalada en tu ordenador.
Prohibido en España porque la AEPD considera que no es proporcional usar este método de fichaje para registrar las entradas y salidas (RGPD - Reglamento (UE) 2016/679).
Esta metodología ampliamente usada, sobre todo en autónomos y pequeñas empresas, va a ser prohibida cuando entre en vigor la nueva ley de control horario impulsada por el ministerio de trabajo de Yolanda Díaz, ya que se elimina el registro manual y se establece un sistema digital obligatorio para todas las empresas.
Hasta la reforma del artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores, España no contaba con una ley de fichaje en el trabajo, aunque sí se regulaba la jornada máxima de trabajo.
De media, la jornada ordinaria de trabajo no puede exceder las 40 horas semanales, y este límite ayuda a definir lo que son las horas extraordinarias. Tienen esta consideración todas aquellas que excedan del límite máximo de la jornada. Se caracterizan porque son voluntarias para el trabajador (salvo que se haya establecido lo contrario por convenio o contrato). Además, no se pueden hacer más de 80 al año y se tienen que compensar económicamente o con un tiempo de descanso equivalente. En el caso de los trabajadores menores de 18 años, quienes tengan contratos de formación o a tiempo parcial, está totalmente prohibida la realización de horas extra.
El problema que enfrentaba España antes de la reforma legislativa es que muchas de estas horas extraordinarias ni se compensaban con tiempo de descanso ni económicamente. Esto supone un importante abuso laboral, ya que muchos trabajadores acaban trabajando de más sin compensación y solo por el miedo a perder su trabajo si no lo hacen. Situación que vulnera de forma directa derechos laborales esenciales como el de descanso entre jornadas y, a la vez, se convierte en un obstáculo para la conciliación laboral y personal.
Las horas extra no declaradas son, además, un fraude a la Seguridad Social, porque el empleador no paga por ellas la correspondiente cotización. Como resultado, el sistema público está recibiendo menos ingresos de los que debería, y esto es algo que afecta al conjunto de la ciudadanía.
Por otro lado, si las empresas recurren de forma sistemática a las horas extra no pagadas, lo que están haciendo es evitar la contratación de más personal. Según datos oficiales, se podrían crear más de 60.000 empleos si se consiguiera acabar con esta práctica.
Las horas extraordinarias son legales si se llevan a cabo dentro del marco que establece el Estatuto de los Trabajadores, el problema es que durante décadas se ha abusado de ellas. De ahí que sea necesario reforzar el control y garantizar el respeto a los derechos laborales.
Aunque la normativa de fichaje de trabajadores de 2019 fue un gran avance, el tiempo ha demostrado que la regulación continúa siendo insuficiente para controlar debidamente el abuso de horas extraordinarias. Esto ha llevado a la necesidad de elaborar una nueva ley.
El nuevo texto no modifica el artículo 34.5 del Estatuto de los Trabajadores de España. Las empresas deberán facilitar a sus empleados una forma de registro para las horas extra tal y como se indica en dicho artículo.
El incumplimiento de la normativa sobre registro horario puede acarrear importantes consecuencias legales y económicas para las empresas
No llevar registro diario de jornada de manera ocasional o con errores menores que no afecten al cómputo total.
No establecer ningún sistema de registro horario o tenerlo implementado pero no utilizarlo correctamente de forma habitual.
Falsificar los registros, manipular los datos de forma intencionada o impedir el acceso a los mismos a los trabajadores o a la Inspección de Trabajo.
| Gravedad | Grado mínimo | Grado medio | Grado máximo |
|---|---|---|---|
| Leve | 60€ - 125€ | 126€ - 310€ | 311€ - 625€ |
| Grave | 626€ - 1.250€ | 1.251€ - 3.125€ | 3.126€ - 6.250€ |
| Muy grave | 6.251€ - 25.000€ | 25.001€ - 100.005€ | 100.006€ - 187.515€ |
Las multas se aplicarán por trabajador afectado, lo que puede multiplicar considerablemente el importe total de la sanción en empresas con muchos empleados.
Además de las sanciones económicas, las empresas que incumplan con la normativa de registro horario pueden enfrentarse a:
Aunque la normativa de fichaje es de aplicación general, existen ciertas excepciones contempladas en la legislación:
La ley establece requisitos claros para la conservación de los registros de jornada laboral:
La transparencia en el acceso a los registros horarios es fundamental:
La modalidad de teletrabajo presenta desafíos específicos:
El sector hostelero requiere soluciones específicas:
La administración pública cuenta con particularidades:
La seguridad de los datos es un aspecto crítico:
El software debe garantizar la protección de datos personales según la normativa europea.
Sistemas de encriptación y protocolos de seguridad para la información almacenada.
Control de acceso diferenciado según roles y necesidades.
Las características que debe ofrecer un buen sistema de control horario:
Generación automática de informes para análisis y cumplimiento normativo.
Acceso desde diferentes dispositivos: ordenadores, tablets y smartphones.
Compatibilidad con otros sistemas de gestión empresarial y nóminas.
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La realidad laboral y el avance de la tecnología han hecho que una ley aprobada hace apenas seis años tenga que modificarse para adaptarse a las nuevas circunstancias y mejorar así el cumplimiento de sus objetivos. Además, con la posible reducción de la jornada semanal en el horizonte, se va a volver todavía más importante asegurar que las empresas no cometen abusos en lo que a jornada se refiere.
El Ministerio de Trabajo y Economía Social publicó a finales de 2023 el proyecto de ley para la reducción de jornada, que incluía también medidas relacionadas con el registro horario. Aunque la negociación con sindicatos y patronal no está fluyendo en la forma esperada, desde el Ministerio confían en que la nueva regulación entre en vigor a lo largo de este 2025.
Lo que no se va a modificar en ningún caso es la regulación actual de las horas extra. El máximo seguirá siendo de 80 horas al año.
Aunque todavía pueden producirse algunos cambios antes de su aprobación definitiva por el Congreso, el proyecto de nueva regulación del fichaje laboral introduce interesantes reformas con respecto a la normativa anterior.
Uno de los aspectos más destacados previstos en el anteproyecto es la prohibición de hacer el registro horario en papel, algo que hasta el momento sí está permitido.
El objetivo de esta medida es conseguir que el registro sea más transparente y eficiente, menos sujeto a posibles errores o manipulaciones. Precisamente por eso, lo que se hace es impulsar la utilización de sistemas digitales que son más rigurosos, fiables, y no se pueden manipular con facilidad.
Los registros que las empresas hayan hecho en papel al amparo de la legislación actual no tienen que digitalizarse necesariamente, pero deben conservarse igualmente durante cuatro años a efectos de posibles inspecciones.
Dado que solo van a ser válidos los registros digitales, no se admitirá ya el uso de ningún otro medio de tipo analógico, como las tarjetas de cartón.
La ley de fichaje obligatorio de 2019 daba libertad a las empresas a la hora de establecer el sistema para hacer el registro horario, y muchas optaron por un sistema biométrico que hace un reconocimiento de huella dactilar o reconocimiento facial. Sin embargo, este sistema es controvertido.
Según el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) que rige en toda la Unión Europea, los datos biométricos como la huella dactilar están considerados "información de categoría especial". Esto implica que su uso está restringido a casos muy concretos, porque la huella o el reconocimiento facial pueden revelar información sensible como la etnia o el estado de salud de una persona.
El alto valor de estos datos y el aumento de la ciberdelincuencia han llevado a la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) a prohibir estos métodos para hacer el registro horario. Por tanto, su uso es ilegal, salvo en aquellos casos en los que no exista otra alternativa, que son realmente muy pocos.
Posiblemente, la nueva ley de control horario prohíba de forma expresa el fichaje con sistemas biométricos, para evitar la confusión que se ha producido en los últimos años en relación con este tema.
La nueva legislación aboga por los sistemas digitales, pero dentro de ellos da libertad a las empresas para elegir cuál se adapta mejor a sus circunstancias. Estas pueden elegir entre alternativas como sistemas en escritorio, aplicaciones de control horario, máquinas con sistemas RFID o QR y hasta enlaces web para los teletrabajadores.
En todo caso, el método utilizado debe cumplir una serie de requisitos:
Los nuevos sistemas de registro de la jornada tienen que ser necesariamente digitales y, aunque hay cierta libertad, no vale cualquiera.
El software empleado debe cumplir una serie de requisitos que detalla la propia normativa:
En los últimos años ha existido un intenso debate sobre si es necesario fichar al comienzo y al final de las pausas para el café y los descansos. La nueva ley de control horario de los trabajadores da respuesta directa a esta duda y establece que es necesario registrar todas las interrupciones que afecten al cómputo de la jornada. Será la empresa (o el convenio colectivo) la que determinará si computa o no esas pausas como tiempo efectivo de trabajo.
Una de las novedades que trae la nueva ley de control horario es que el plazo de conservación de los registros pasa de cuatro a cinco años. Esto responde a la necesidad de reforzar el control y la trazabilidad de las jornadas laborales.
La Inspección de Trabajo va a tener algo más de tiempo para detectar posibles infracciones en materia de registro horario. Además, dado que los procedimientos judiciales y administrativos se suelen alargar, este nuevo límite ayuda a asegurar que la información estará todavía disponible si llega a ser necesaria como medio de prueba.
Otra de las razones que han llevado a la decisión de alargar un año más el tiempo de conservación de los registros es que así se produce una armonización con los plazos de prescripción de las infracciones laborales graves o muy graves, que también es de cinco años. Esto evitará que una infracción que todavía podría sancionarse quede impune por el simple hecho de que la empresa ya no tiene los registros horarios.
Como el registro será exclusivamente digital, se entiende que exigir a las empresas conservar la información a largo plazo no supone un problema técnico ni de costes.
Por el momento, para hacer una comprobación del registro horario la Inspección tiene que desplazarse hasta el centro de trabajo en cuestión y pedir que se le muestre la información, pero esto está a punto de cambiar.
Una de las grandes novedades de la ley de registro laboral que se está tramitando es la comprobación telemática de los registros de horas trabajadas por parte de la Inspección de Trabajo. Es decir, que los funcionarios van a poder acceder a estos registros de forma remota, lo cual va a facilitar de manera notable la labor inspectora. Si se detectan indicios de fraude, la Inspección puede requerir más información o incluso realizar una visita sorpresa a la empresa.
Este sistema plantea importantes ventajas entre las que hay que destacar una mayor agilidad en la detección de fraudes, así como una reducción del papeleo y las visitas presenciales de inspectores a los centros de trabajo. Además, proporciona más transparencia y brinda más protección a los trabajadores. A nivel público, reduce los costes de la labor inspectora y mejora la eficacia de los controles.
Las sanciones por incumplimiento del registro horario también van a sufrir cambios:
Con la normativa de 2019 las sanciones se aplicaban de manera global a la empresa, pero la nueva legislación establece que las multas se imponen de forma individual por cada trabajador afectado. Esto implica que el importe de la sanción puede ser muy elevado si se ha incumplido la obligación de registro horario con respecto a varios empleados.
Si antes el importe de la multa era de 7.500 euros, ahora las sanciones pueden ser de hasta 10.000 euros por cada trabajador respecto al que no se haya llevado correctamente el registro de jornada o se haya producido un incumplimiento en otras cuestiones relacionadas con el tiempo de trabajo: horas extra, vacaciones y descansos. La cuantía exacta depende en cada caso de la gravedad de la infracción detectada.
Además del importe económico directo de la sanción, incumplir una obligación tan importante como llevar el registro horario de la jornada puede tener consecuencias económicas indirectas para la empresa, porque afecta a su reputación y le puede dificultar la atracción y retención de talento.
La legislación ha optado por un sistema de registro digital porque entiende que, a pesar de que la implantación requiere de una primera inversión inicial, al final reporta más beneficios que inconvenientes para empresas y trabajadores.
Los sistemas digitales de registro horario presentan las siguientes ventajas:
El 24 de junio de 2024 se produjo la primera reunión entre el Ministerio de Trabajo, los sindicatos y la patronal para empezar a debatir el borrador del anteproyecto de ley laboral que propone medidas como la obligatoriedad del fichaje digital.
Ante la dificultad para sacar adelante la reducción de la jornada laboral que también se incluye en el mismo anteproyecto de ley, a principios de 2025 los sindicatos propusieron separar el registro horario del resto de medidas a fin de poder implementarlo ya, pero esta petición no se tuvo en cuenta.
En febrero de 2025 el Gobierno aprobó el anteproyecto de ley para la reducción de la jornada laboral y el registro obligatoriamente digital. Por el momento, la norma sigue su trámite parlamentario y se desconoce la fecha exacta en la que se publicará en el BOE y entrará en vigor (puede ser al día siguiente de su publicación o en un plazo más amplio). Pero la intención del Ejecutivo es que la medida esté aprobada antes de que finalice este año.
La legislación laboral es fundamental para garantizar un entorno de trabajo que sea justo, seguro y equilibrado. Por eso, las medidas adoptadas buscan proteger los derechos de los trabajadores y, a la vez, proporcionar seguridad jurídica a las empresas.
En España, es el Estatuto de los Trabajadores el que establece las condiciones mínimas que deben cumplirse en cualquier relación laboral que esté bajo su ámbito de aplicación. Condiciones que pueden ser mejoradas mediante convenio o por acuerdo entre empleador y empleado, pero que nunca se pueden empeorar.
En los últimos años, la legislación laboral se está actualizando para ajustarse a la nueva realidad, con medidas que prestan especial atención a la desconexión digital y a la mejora de la conciliación entre la vida personal y la laboral.
El siguiente objetivo es reducir la jornada laboral, a fin de mejorar la conciliación y, a la vez, generar más empleo.
Uno de los grandes objetivos para esta legislatura es reducir la jornada laboral de forma progresiva hasta las 37,5 horas semanales, un modelo que ya se está utilizando en otros países de Europa.
Pero reducir el tiempo de trabajo aumenta el riesgo de que algunas empresas acaben abusando de las horas extraordinarias para hacer el trabajo que va a quedar pendiente si su plantilla trabaja menos horas. Esto ha impulsado la necesidad de hacer nuevos ajustes en el control de la jornada y de adoptar un sistema digital que permita un mayor control por parte de las autoridades laborales.
El tema es tan complejo, que alcanzar un acuerdo está costando más de lo que se esperaba.
Otro de los aspectos en los que se está trabajando es en medidas que permitan una desconexión digital real de los trabajadores fuera de su horario laboral. Por eso, las empresas tienen prohibido tomar represalias si los empleados no atienden correos electrónicos o llamadas una vez finalizada su jornada.
La nueva ley de control horario de trabajadores todavía no está en vigor, pero va a traer importantes cambios en aquellas empresas que por el momento no habían digitalizado el fichaje. Para aquellas que sí estaban usando ya tecnologías de última generación, el cambio no será demasiado profundo. Eso sí, habrá que asegurarse de que el software empleado se ajusta a los nuevos requerimientos y aumentar un año más el tiempo de conservación de los datos. Todo esto va a permitir un mayor control del respeto a los derechos de los trabajadores. Como viene siendo habitual, las empresas tendrán un tiempo para adaptarse a la nueva normativa, pero puede ser interesante no esperar a última hora y buscar ya la mejor solución, como la que te ofrecemos a través de nuestra plataforma.
La mayoría de las personas comprenden fácilmente el proceso de llevar un registro de horas en una hoja de papel. También estamos familiarizados con el uso de tarjetas para realizar transacciones, como pagar en tiendas o usar el transporte público. Sin embargo, existe cierta desconfianza en cuanto al tercer método de control de presencia mencionado: la aplicación web. Por lo tanto, detengámonos para explicar en detalle nuestra aplicación Fichar en el Trabajo.
Esta aplicación, desarrollada específicamente para pymes y pequeñas empresas (aunque las grandes empresas también pueden utilizarla), ofrece a los gestores una herramienta exclusiva para llevar un registro preciso de la jornada laboral de sus empleados.
El proceso es sencillo. Primero, se debe registrar la empresa en la plataforma web. Luego, se accede al panel de gestión, donde es posible crear perfiles para nuevos empleados y gestionar los registros individuales de cada uno de ellos. A continuación, se procede a dar de alta a cada trabajador con sus propios códigos personalizados.
A partir de este punto, la herramienta puede utilizarse de diversas maneras. Puede instalarse en una tablet dedicada en las instalaciones de la empresa (con recomendaciones de modelos adecuados), o bien, los empleados pueden descargarla en sus dispositivos móviles. También existe la opción de fichar vía web desde cualquier navegador. La administración solo tiene que encargarse de gestionar los registros y archivarlos para que estén disponibles cuando se necesiten.
Esta solución es asequible para las empresas, con un costo inicial de 5 euros para la creación del panel de gestión y 1 euro por cada empleado añadido. El costo mensual es igualmente asequible, con 5 euros para la gestión y 1 euro por cada empleado registrado. Además, los administradores pueden gestionar a los empleados, dándolos de alta o de baja según sea necesario. Cumplir con todo lo que exige el Real Decreto 8/2019 nunca ha sido tan sencillo y económico.
Es importante recordar que ya deberías haber implementado una solución para llevar un control horario del trabajo de tus empleados. No pierdas más tiempo y ponte en contacto con nuestro departamento comercial para obtener una explicación detallada de cómo nuestra herramienta puede ayudarte a cumplir con la ley.
Actualmente, la normativa vigente para el control horario en las empresas es el Real Decreto Ley 8/2019, aunque se encuentra en proceso de modificación.
La nueva normativa en trámite parlamentario actualizará las disposiciones existentes para adaptarse a los avances tecnológicos y las nuevas realidades laborales. El objetivo principal es reforzar la protección de los derechos de los trabajadores y mejorar la transparencia en el registro de jornadas.
Cuando la nueva ley sea aprobada, las empresas deberán adaptarse a los nuevos requisitos, entre los que destacan: