Destacamos que en la actualidad, la ley vigente para el control horario en las empresas es: Real Decreto Ley 8/2019, pero está en proceso de ser modificada.
La nueva normativa, modificará la actual normativa una vez sea aprobada. Esta ley tiene como objetivo actualizar las disposiciones existentes para adaptarse a los cambios tecnológicos y las nuevas realidades laborales, garantizando la protección de los derechos de los trabajadores y la transparencia en el registro de las jornadas laborales.
A medida que avance el proceso legislativo, se establecerán nuevas obligaciones y requisitos para las empresas que deberán cumplir con la normativa vigente.
Este artículo se actualizará con las nuevas disposiciones cuando la legislación sea aprobada. Última actualización: 25 de abril de 2025.
Desde el 12 de mayo, es un requisito obligatorio que todas las empresas implementen un sistema de control horario para sus empleados, de acuerdo con la reciente modificación en el Estatuto de los Trabajadores
Aunque, efectivamente, la norma empezó a estar vigente el domingo 12 de mayo, el control de fichajes ya llevaba copando las portadas de los periódicos y las noticias de radio y televisión durante un tiempo. Exactamente desde que la Ministra de Trabajo del Gobierno socialista de Pedro Sánchez, Magdalena Valerio, anunció esa obligación tras un Consejo de Ministros.
La norma de la que hablamos es el Real Decreto Ley 8/2019, un texto que reformó el Estatuto de los Trabajadores, concretamente el artículo 34, y que entraba en vigor 2 meses después de su publicación en el BOE el 12 de marzo de 2019. En el mismo se expresa la obligatoriedad de las empresas de ofrecer a los empleados una manera de realizar un registro de sus horas de entrada y salida diaria del trabajo. Ese registro debe conservarse durante 4 años para poder ser consultado por la Inspección de Trabajo, los funcionarios de la Seguridad Social, el propio trabajador o sus representantes. Todo ello con el objetivo de luchar contra la precariedad y la explotación laboral.
Esta norma había sido reclamada en numerosas ocasiones tanto por sindicatos como por otros agentes sociales. Y es que según las estadísticas, muchos trabajadores trabajan más horas de las que figuran en sus contratos o bien son obligados a realizar horas extras que no aparecen reflejadas en ningún sitio. Con el control horario de los trabajadores se pretende acabar con estas prácticas y con otras relacionadas.
¿Quieres leer un resumen de los puntos más importantes? Pues no te pierdas los párrafos que vienen a continuación.
Como ya te hemos explicado, fue publicada en el BOE el 12 de marzo de 2019. Y en el apartado 4 de la Disposición Final Sexta indica que el registro de jornada será de obligado cumplimiento a los 2 meses de dicha publicación. Así llegamos a la fecha clave del 12 de mayo.
Hay que tener en cuenta que las empresas tuvieron desde marzo para elegir el mejor método para cumplir con la norma, así como para negociar con los trabajadores y representantes de los mismos si ese método era el idóneo para la situación actual de la empresa. Pero, como ya te explicamos, las condiciones temporales jugaron a la contra y muchas compañías no llegaron a la fecha establecida de mayo con los deberes hechos.
El Ministerio de Trabajo (ahora en funciones) en su momento decidió entonces aplicar una moratoria de dos meses más (es decir, nos iríamos hasta el 12 de julio del 2019). Durante ese tiempo, las empresas que aún no registren el horario de los trabajadores y por lo tanto no realicen en fichaje en el trabajo, no serián sancionadas. Eso sí, deben demostrar que se están llevando a cabo las negociaciones pertinentes para poder comenzar a hacerlo cuanto antes. En caso de que no haya acuerdo entre las partes, serán los responsables de la compañía los que establezcan el método definitivo.
En este caso los trabajadores usarán su navegador o su aplicación móbil para acceder al panel de control horario y realizar el fichaje y las gestiones asociadas a él.
Fichaje fijo con tarjeta o llavero (RFID): En este caso el trabajador deberá de llevar un llavero fijo con el que poder interactuar con el lector RFID, es un método legal, económico y ampliamente usado.
También podemos encontrar sistemas en el que el trabajador debe instalarse una aplicación en su ordenador y acceder a ella para poder iniciar o parar su jornada laboral, no obstante hay sistemas web que simplemente accediendo a tu cuenta puedes tener la misma funcionalidad sin tener que tener ningúna aplicación específica instalada en tu ordenador .
Prohibido en España porque la AEPD considera que no es proporcional usar este método de fichaje para registrar las entradas y salidas (RGPD - Reglamento (UE) 2016/679).
Esta metodología ampliamente usada, sobre todo en autónomos y pequeñas empresas, va a ser prohibida cuando entre en vigor la nueva ley de control horario impulsada por el ministerio de trabajo de Yolanda Diaz, ya que se elimina el registro manual y se establece un sistema digital obligatorio para todas las empresas.
1 - Las empresas deben poner los medios para que los trabajadores puedan registrar el horario de entrada y de salida, incluyendo las horas efectivas de trabajo y los descansos.
2 - Las empresas son las responsables de garantizar que se realice el registro horario. Los propietarios o gerentes de la compañía son los responsables últimos.
3 - Los registros diarios de las jornadas laborales de los empleados deben archivarse durante los 4 años siguientes. Además, deben ser accesibles y estar a disposición del propio trabajador, de los representantes de los trabajadores y de los funcionarios públicos. Pueden ser requeridos en cualquier momento por inspectores de trabajo o por personal de la Seguridad Social.
4 - No cumplir con esta normativa supone una sanción grave para la empresa. En grado mínimo, la multa irá de 626 euros a 1250 euros. En grado medio, de 1251 euros a 3125 euros. Para las empresas reincidentes, la multa irá desde 3126 euros a los 6250 euros. En ningún caso será el trabajador el que deba abonar la multa, sino la empresa.
El nuevo texto no modifica el artículo 34.5 del Estatuto de los Trabajadores de España. Las empresas deberán facilitar a sus empleados una forma de registro para las horas extra tal y como se indica en dicho artículo.
El incumplimiento de la normativa sobre registro horario puede acarrear importantes consecuencias legales y económicas para las empresas
No llevar registro diario de jornada de manera ocasional o con errores menores que no afecten al cómputo total.
No establecer ningún sistema de registro horario o tenerlo implementado pero no utilizarlo correctamente de forma habitual.
Falsificar los registros, manipular los datos de forma intencionada o impedir el acceso a los mismos a los trabajadores o a la Inspección de Trabajo.
| Gravedad | Grado mínimo | Grado medio | Grado máximo |
|---|---|---|---|
| Leve | 60€ - 125€ | 126€ - 310€ | 311€ - 625€ |
| Grave | 626€ - 1.250€ | 1.251€ - 3.125€ | 3.126€ - 6.250€ |
| Muy grave | 6.251€ - 25.000€ | 25.001€ - 100.005€ | 100.006€ - 187.515€ |
Las multas se aplicarán por trabajador afectado, lo que puede multiplicar considerablemente el importe total de la sanción en empresas con muchos empleados.
Además de las sanciones económicas, las empresas que incumplan con la normativa de registro horario pueden enfrentarse a:
Aunque la normativa de fichaje es de aplicación general, existen ciertas excepciones contempladas en la legislación:
La ley establece requisitos claros para la conservación de los registros de jornada laboral:
La transparencia en el acceso a los registros horarios es fundamental:
La modalidad de teletrabajo presenta desafíos específicos:
El sector hostelero requiere soluciones específicas:
La administración pública cuenta con particularidades:
La seguridad de los datos es un aspecto crítico:
El software debe garantizar la protección de datos personales según la normativa europea.
Sistemas de encriptación y protocolos de seguridad para la información almacenada.
Control de acceso diferenciado según roles y necesidades.
Las características que debe ofrecer un buen sistema de control horario:
Generación automática de informes para análisis y cumplimiento normativo.
Acceso desde diferentes dispositivos: ordenadores, tablets y smartphones.
Compatibilidad con otros sistemas de gestión empresarial y nóminas.
Disfruta de 30 días de prueba completa sin compromiso. No necesitas tarjeta de crédito, solo unos minutos para empezar a gestionar el control horario de tu empresa.
DÍAS GRATIS
La mayoría de las personas comprenden fácilmente el proceso de llevar un registro de horas en una hoja de papel. También estamos familiarizados con el uso de tarjetas para realizar transacciones, como pagar en tiendas o usar el transporte público. Sin embargo, existe cierta desconfianza en cuanto al tercer método de control de presencia mencionado: la aplicación web. Por lo tanto, detengámonos para explicar en detalle nuestra aplicación Fichar en el Trabajo.
Esta aplicación, desarrollada específicamente para pymes y pequeñas empresas (aunque las grandes empresas también pueden utilizarla), ofrece a los gestores una herramienta exclusiva para llevar un registro preciso de la jornada laboral de sus empleados.
El proceso es sencillo. Primero, se debe registrar la empresa en la plataforma web. Luego, se accede al panel de gestión, donde es posible crear perfiles para nuevos empleados y gestionar los registros individuales de cada uno de ellos. A continuación, se procede a dar de alta a cada trabajador con sus propios códigos personalizados.
A partir de este punto, la herramienta puede utilizarse de diversas maneras. Puede instalarse en una tablet dedicada en las instalaciones de la empresa (con recomendaciones de modelos adecuados), o bien, los empleados pueden descargarla en sus dispositivos móviles. También existe la opción de fichar vía web desde cualquier navegador. La administración solo tiene que encargarse de gestionar los registros y archivarlos para que estén disponibles cuando se necesiten.
Esta solución es asequible para las empresas, con un costo inicial de 5 euros para la creación del panel de gestión y 1 euro por cada empleado añadido. El costo mensual es igualmente asequible, con 5 euros para la gestión y 1 euro por cada empleado registrado. Además, los administradores pueden gestionar a los empleados, dándolos de alta o de baja según sea necesario. Cumplir con todo lo que exige el Real Decreto 8/2019 nunca ha sido tan sencillo y económico.
Es importante recordar que ya deberías haber implementado una solución para llevar un control horario del trabajo de tus empleados. No pierdas más tiempo y ponte en contacto con nuestro departamento comercial para obtener una explicación detallada de cómo nuestra herramienta puede ayudarte a cumplir con la ley.