En 2019 entró en vigor en España la ley que implantó la obligatoriedad de un control horario en el trabajo, no sin cierta polémica. Esta se generó debido a la falta de infraestructura para este control, así como al corto plazo que la normativa establecía para que las empresas se adaptaran. No obstante, fichar en el trabajo no es algo nuevo, puesto que tiene mucha historia detrás, tal y como explicaremos en este artículo.
En este post, vas a conocer el origen y la historia previa a la aprobación de la norma y, además, la jurisprudencia que se dictó antes y después de la entrada en vigor de esta. Por otro lado, nos gustaría explicar cuál es la situación fuera de España en relación al control de presencia, tanto a nivel europeo como fuera de él.
A pesar de que el control horario de trabajadores puede parecer una cuestión totalmente nueva, no lo es. En realidad, está relacionado con la jornada laboral de 8 horas que hay en España. No se ha llegado hasta aquí por simple casualidad, ya que la obtención de este derecho fue un hito histórico fruto de una larga lucha en pos de la mejora de los derechos de los trabajadores.
La primera vez que se instauró la jornada laboral de la que hoy disfrutamos fue bajo el reinado de Felipe II, hacia finales del siglo XVI. El motivo principal de aquella novedad fue la protección de la salud. Por este motivo, solo se aplicó a trabajadores que, por ejemplo, estaban muy expuestos al sol. Los resultados fueron muy positivos. El éxito fue tal que pronto se extendió a los trabajadores mineros, ya que estos estaban expuestos a numerosas lesiones y enfermedades.
Otro hito importante en el registro de la jornada laboral fue la Revolución Industrial, que se inició en Gran Bretaña en el siglo XIX. Durante esa época, las jornadas de trabajo sobrepasaban con creces las 8 horas diarias; hay registros históricos que las sitúan en 16 horas. Además, las condiciones en las que vivían los trabajadores eran infrahumanas debido a la falta de salubridad, hacinamiento y escasez de recursos.
En esta época, Robert Owen tiene mucho que decir, dado que fue un símbolo trascendental en la lucha por los derechos de los trabajadores. Redujo la jornada laboral de sus trabajadores a 8 horas al día y mejoró las condiciones de los mismos en materia de seguridad y salud. Fue el que elaboró la doctrina de "trabajar 8 horas, dormir 8 horas y disfrutar de momentos de ocio durante 8 horas". La presión social del momento permitió que, finalmente, se estableciera una jornada de 10 horas diarias, medida que acabó adoptándose en países como Francia y Estados Unidos.
Ahora bien, ¿y en España? En nuestro país no se adoptó la jornada laboral de 8 horas hasta los primeros años del siglo XX. Una empresa de esa época llamada Riesgos y Fuerzas del Ebro llevó a cabo un despido colectivo que provocó huelgas en todo el país. Por este hecho, se aprobó una ley que estableció la citada jornada. Los siguientes años hasta nuestros días, han sido una lucha constante por mejorar los derechos de los trabajadores en numerosos ámbitos.
Hasta hace prácticamente 10 años, ninguna empresa tenía un sistema de fichaje para registrar las horas de trabajo, salvo contadas excepciones. En el sector agrícola sí que era común, puesto que los jornaleros cobraban por horas trabajadas, pero en el resto de sectores no lo hacía ninguna.
Los sistemas para fichar han cambiado mucho históricamente, por lo tanto, nos gustaría hacer un repaso a los métodos que se empleaban y a los que se emplean en la actualidad.
En el siglo XIX ya había empresas que comenzaron a usar sistemas totalmente manuales para el registro de horarios de trabajo. En concreto, se trataba de tarjetas. Estaban fabricadas con cartón y los empleados las insertaban en unas máquinas que sellaban la hora, tanto de entrada como de salida. Era un sistema eficaz, pero muy limitado en cuanto a precisión y facilidad en el uso. Echando la vista atrás, todo parece muy anacrónico.
Con los avances tecnológicos, las tarjetas de cartón desaparecieron para dejar paso a las de tipo electrónico con chip incorporado. A día de hoy, todavía hay muchas compañías que las siguen usando. Sirven para tener datos más precisos y, además, también se pueden habilitar para permitir el acceso a áreas más restringidas, pero solo a determinadas personas. Es un sistema eficaz, pero tiene riesgos, puesto que la tarjeta se puede perder y ser usada por un empleado ajeno a la empresa.
Otro de los métodos que también se implantó hace muchos años gracias al avance de la tecnología fue el registro por huella dactilar. Es suficiente con que el empleado coloque el dedo en un escáner de tipo biométrico. La precisión está más que garantizada y, además, evita todo tipo de fraudes, tanto por parte del empleado como por terceras personas. Las posibilidades de falsificar una huella son mínimas.
La última innovación ha sido el reconocimiento facial, sistema que poco a poco se está implantando en muchas compañías, más bien de tamaño grande. Tiene un elevado coste, pero su precisión y eficacia son enormes. El empleado se coloca delante de un dispositivo de reconocimiento y el este detecta si se trata o no del empleado en cuestión y, a continuación, le permite o no el acceso. ¿Cómo es posible? Se usan cámaras y algoritmos para identificar una serie de rasgos fáciles que son únicos en cada persona.
Cabe destacar que esta última semana Europa ha legislado tanto la huella dactilar como el reconocimiento facial y ya no son legales para registrar el control horario
El control de la jornada laboral a través de la nube es la última solución tecnológica y, por consiguiente, la más segura de todas.
Consiste en una herramienta o aplicación que deben tener los trabajadores para poder fichar. Es muy sencilla, ya que tan solo deben entrar en la aplicación cuando comienzan su jornada y cuando la terminan para que quede totalmente registrada. De esta forma, las empresas ya no precisan terminales físicas. No obstante, hay más ventajas que merece la pena destacar:
El uso de las herramientas en la nube que permiten el fichaje es muy sencillo y, además, son muy fáciles de instalar. Por otro lado, las compañías ya no deben invertir en grandes infraestructuras costosas para poder llevar a cabo este cometido.
Se puede acceder a la aplicación desde cualquier lugar, incluido un dispositivo móvil. Este beneficio facilita que la empresa pueda optar por una mayor flexibilidad laboral. Esta característica también permite controlar las jornadas de aquellos empleados que se encuentren en situación de teletrabajo.
La seguridad es otro de los puntos fuertes. Toda la información se almacena en la nube, por lo tanto, la seguridad es muy alta, sobre todo en lo que ataques informáticos se refiere.
Los softwares también han experimentado una evolución muy importante desde sus inicios hasta hoy. Los primeros que se crearon eran simples versiones gratuitas cuyo objetivo era tener una información muy limitada y muy básica para cumplir con la normativa vigente. Además, solo estaban enfocados a pymes y no a empresas con un mayor número de trabajadores.
El uso de la nube no es el final, dado que los controles en la jornada laboral van a seguir evolucionando.
La inteligencia artificial va a tener mucho que decir en este sentido, puesto que se está convirtiendo en una parte muy importante en la gestión del tiempo laboral. Se trata de integrar esta nueva tecnología en los sistemas de fichaje. De esta forma, se pueden predecir las necesidades del personal, mejorar los horarios de trabajo y detectar de forma autónoma y automática las posibles irregularidades en los registros de entrada y de salida del personal.
Sea cual sea el sistema que predominará en un futuro, ha de estar regido por una serie de principios que garanticen la protección de los derechos del trabajador, es decir, la propia imagen, la intimidad y los datos de carácter personal. Asimismo, los niveles de seguridad tienen que ser altos para evitar fraudes y ataques cibernéticos.
Por otro lado, los sistemas de control horario han de estar en permanente actualización, puesto que el mercado de trabajo se encuentra en constante cambio. Hay dos hechos que han surgido que deben ser tenidos en cuenta para la adaptación de los métodos de control, tanto para el presente como para el futuro:
La movilidad laboral se ha demostrado positiva y efectiva para aumentar los niveles de productividad de una empresa. Por ello, un sistema que registre las horas ha de tener en cuenta que un trabajador puede desempeñar sus funciones en un área y, posteriormente, en otra. Por este hecho, los horarios de un trabajador pueden variar, así como los datos de identificación del mismo.
El teletrabajo es otra de las formas de trabajo que también ha cambiado el panorama laboral. A causa de esto, las empresas deben tener sistemas y herramientas que posibiliten registrar la jornada de trabajo a aquellas personas que prestan sus servicios en remoto. No se trata solo de adaptar estos sistemas al teletrabajo, sino a todas las modalidades, es decir, el híbrido, e incluso contemplar la posibilidad de que el trabajador pueda optar por la vuelta a la oficina cuando lo considere.
Como has podido comprobar, la evolución en el control de horas ha experimentado una gran transformación, tanto en su inicio como en los diferentes métodos que se han empleado. No obstante, todavía queda mucho camino. La irrupción de la inteligencia artificial en nuestras vidas y el gran impulso de la tecnología permitirá que nuevas formas de control se abran camino. Te recomendamos que estés al tanto de las últimas novedades que se vayan produciendo en el sector.
A pesar de que la norma fue aprobada en 2019, antes y después se han producido numerosos procedimientos judiciales sobre esta materia que merece la pena destacar. El motivo fundamental de esta exposición es arrojar más luz sobre numerosas cuestiones que consideramos que son de especial relevancia. La aprobación de la ley para registrar la jornada laboral no supuso el fin de los conflictos en el ámbito judicial, pero sí que sirvió de base para tener una herramienta que avale el registro de la jornada como una obligación, tanto para la empresa como para el trabajador.
Como bien se suele decir: "hecha la ley, hecha la trampa". Se han sucedido casos que han derivado en un despido por la manipulación que ha efectuado el trabajador sobre el registro de horas.
El Tribunal Superior de Justicia de Madrid (TSJM) en su sentencia nº 509/2022, de 22 de septiembre, declaró procedente el despido disciplinario que se llevó a cabo por la empresa. Se alegó incumplimiento del horario de trabajo durante más de 10 días, abandono del puesto de trabajo antes de que acabe la jornada y cumplimiento incorrecto de la ficha relativa al registro de la jornada, transgrediendo así la buena fe contractual del trabajador.
Por ello, el TSJ del País Vasco en la sentencia nº 4239/2022, de 14 de julio de 2022, no eximió a la empresa de esta obligación. La compañía alegó falta de colaboración de los trabajadores para cumplir. A pesar de ello, se ratificó en sede judicial la sanción impuesta por la administración. El tribunal alegó que es la empresa la que tiene el poder de dirección y sancionador ante las obligaciones de sus empleados.
Hay empresas que también han aprovechado esta herramienta para realizar determinadas modificaciones en las condiciones de trabajo de sus empleados.
El TSJ de Galicia declaró nula la decisión empresarial de suprimir el horario reducido los días 24 y 31 de diciembre, así como el del 5 de enero. La supresión se realizó tras la puesta en marcha de la herramienta que registraba la jornada diaria de trabajo, ya que amplió las horas laborales de dichos días. De esta forma, se alteraron las condiciones sustanciales de trabajo de los empleados afectados sin recurrir a los cauces formales para ello.
El TSJ de Castilla y León ya se ha pronunciado al respecto en esta materia en la sentencia 272/2019, de 24 de mayo. En dicha decisión judicial, el tribunal alegó que corresponde a la empresa acreditar que la jornada de trabajo era a tiempo parcial y, por lo tanto, la trabajadora no ha de demostrar que trabajaba a tiempo completo.
Si una empresa no tiene un registro de jornada y, por lo tanto, ha incumplido sus obligaciones, se entiende que la jornada de un trabajador es completa.
La Audiencia Nacional (AN) también se ha pronunciado al respecto sobre una cuestión de importancia con respecto al registro de horarios.
El caso trató sobre un recurso contencioso-administrativo que interpuso una inspectora de la Agencia Tributaria contra una sanción disciplinaria. La sanción versó sobre determinadas acciones que tenían como fin evadir los sistemas de registro horario. Según recoge la sentencia, la funcionaria manipulaba los tornos de entrada (sistema para registrar el horario), no usaba la tarjeta o incluso empleaba la de otros compañeros. El objetivo no era otro que eludir los controles para simular su entrada en un horario distinto al real.
La AN consideró más que probados los hechos y, por consiguiente, impuso una sanción consistente en suspensión de funciones durante 4 meses.
Una empresa del sector contact center descontó de las nóminas de los empleados los retrasos que se generaban según el fichero de registro. En base a ello, el sindicato de la empresa interpuso una demanda contra la compañía. En este caso, se pronunció también la AN en la sentencia nº 115/2019 del 20 de junio, desestimando la pretensión sindical.
Según el órgano judicial, el descuento no suponía en ningún momento una multa o sanción. El argumento es bien claro, dado que el derecho a percibir el salario se ejerce en base a la prestación de servicios que tiene que efectuar el propio trabajador.
Como se puede comprobar, el registro de la jornada de trabajo ha abierto un sinfín de conflictos que se están solucionando en los órganos judiciales competentes.
Antes de explicar cómo es la situación en algunos países a nivel europeo en cuanto al control horario de la jornada de trabajo, nos gustaría destacar una sentencia a nivel europeo que es de relevancia.
El Tribunal de Justicia de la Unión Europea (TJUE) dictó una sentencia en fecha 14 de mayo de 2019. En aquella decisión judicial se dictaminó que todos los Estados miembros de la Unión Europea han de implantar un sistema objetivo, accesible y fiable que permita registrar la jornada laboral diaria que ha realizado cada trabajador.
El origen del conflicto se sitúa en España por una demanda que interpuso un sindicato. En la demanda, el sindicato alegó que la empresa debía contar con un sistema de registro horario para poder comprobar si los trabajadores realizaban horas extraordinarias y, además, también para verificar si se cumplían las limitaciones de la jornada en cuanto a descanso, salud y seguridad.
El conflicto terminó resolviéndose a favor del sindicato, imponiendo que los Estados miembros son los responsables de establecer regulaciones específicas para obligar a las empresas a contar con un plan de registro.
A pesar de que hay una sentencia de un tribunal europeo que es de obligado cumplimiento para todos los Estados que forman parte de la Unión Europea, no está de más repasar cuál es la situación de cada país. Aunque ya no pertenece a la UE, añadimos también los datos referidos a Gran Bretaña.
Alemania. En este país no hay una regulación como tal para registrar diariamente la jornada de trabajo. Las autoridades delegan la responsabilidad individual en empresas y trabajadores. La única obligación legal es el registro de las horas extraordinarias. No obstante, hay que estar atento, puesto que entre los planes del gobierno alemán, se encuentra crear una ley que regule el fichaje de las horas trabajadas.
Reino Unido. Los empresarios del Reino Unido sí que están obligados a disponer de un registro que contabilice las horas que se han trabajado. El objetivo es que se pueda verificar que se cumple con los límites legales. La legislación es estricta en cuanto al registro de las horas nocturnas. Hay que destacar que la regulación no afecta ni al descanso diario ni al semanal.
Francia. La ley en Francia es también una de las más restrictivas de Europa. No obstante, solo se aplica a aquellos trabajadores cuya jornada se calcula en horas o días, es decir, para aquellos que no conocen con exactitud cuál es su jornada. Por ello, ha de haber un registro mensual que contenga todas las horas que han sido trabajadas. Igual que en España. el trabajador tiene derecho a consultar la información y a solicitar la rectificación en caso de error.
Bélgica. Es uno de los países más laxos en cuanto al registro de la jornada. Tanto es así, que ninguna empresa está obligada a llevar un registro de la jornada de sus empleados. Hay una excepción muy llamativa. Se trata de los trabajadores de la banca. Son los únicos que sí que deben fichar antes y después del trabajo.
Italia. La legislación de este país es muy parecida a la de España. Todos los empresarios están obligados a disponer de un registro que, además, se caracteriza por ser muy amplio. En él se tiene que recopilar la información relevante sobre la relación laboral, los días que se han trabajado, todo tipo de ausencias, el tiempo efectivo de trabajo, las horas extra que se han realizado, las vacaciones y las bajas remuneradas. Se trata de tener toda la información en un mismo archivo. Este fichero ha de tener carácter mensual y estar al alcance del trabajador.
Portugal. Es otro de los países con una legislación estricta. En Portugal las empresas tienen la obligación de registrar todas las horas que se han trabajado, independientemente de su carácter y del tipo de contrato, es decir, no se realiza ninguna distinción. De hecho, se han de registrar incluso las pausas para los descansos, ya que así se pueden calcular las horas efectivas, tanto por día como por semana. La legislación establece que la información ha de estar en un lugar visible para que todos los trabajadores tengan acceso a ella de una forma simple y rápida.
Austria. Es un caso muy llamativo, ya que existe la obligación de contar con un registro de las jornadas, pero con una excepción: los altos directivos de una empresa.
En conclusión, España es uno de los países con una legislación más estricta en cuanto a la obligatoriedad de contar con un registro que pueda determinar la jornada laboral de los empleados. A pesar de haber jurisprudencia europea, la mayoría de países todavía no han adaptado su regulación, de ahí que sea tan diferente entre unos países y otros.
La situación puede variar, y mucho, con respecto a los países que no forman parte de la Unión Europea, ya que cada uno cuenta con una legislación distinta y propia, es decir, no están sujetos a las normas de ninguna organización internacional. Es interesante conocer cómo es en algunos países de relevancia en el ámbito económico, social y político.
Para nosotros, es uno de los casos más llamativos. En primer lugar, destacamos que no hay una ley federal que establezca esta obligatoriedad y, por consiguiente, en cada Estado es distinto.
Sí que hay una norma llamada Fair Labor Standards Act (FLSA), que determina la obligación de contar con un registro del tiempo trabajado, pero solo para los empleados exentos. Son aquellos que están sujetos a las normas que regulan el salario mínimo y las horas extraordinarias. En este caso, la obligación de registro se extiende a las horas trabajadas, a los salarios pagados y a otro tipo de detalles. Tampoco hay un formato definido para dicho registro.
Reiteramos nuevamente que es importante tener en cuenta las regulaciones y normas que hay en cada Estado debido a la descentralización política y administrativa que caracteríza a este país.
En el país australiano no hay tampoco ninguna obligación de contar con un registro de este tipo, pero también hay que estar atento a las distintas regulaciones que hay en los diferentes territorios. En Australia existe la Ley del Trabajo Justo, que establece una serie de estándares, tanto para empleados como para trabajadores, pero son meras recomendaciones, puesto que no hay una normativa específica.
El país vecino no tiene tampoco una ley específica que regule esta cuestión. Sin embargo, esto no significa que las empresas no estén obligadas a cumplir con determinadas disposiciones en materia laboral. Por ejemplo, las leyes marroquíes tienen que contar con normas que establezcan la duración máxima de la jornada, los periodos de descanso y las horas extra que realicen sus empleados.
Canadá es otro ejemplo de país en el que no hay una ley laboral que regule un sistema para registrar las horas. No obstante, las diferencias entre territorios son más que llamativas:
Ontario. A pesar de que no existe obligatoriedad de registrar la jornada, la legislación es muy estricta en cuanto al máximo de horas trabajadas, los periodos de descanso y las horas extraordinarias. Esto implica que se han de cumplir las disposiciones legales, independientemente de si hay o no un registro.
Quebec. Esta provincia canadiense sí que impone la obligación de tener un registro de la jornada laboral, pero solo para determinados empleados. Esta medida afecta sobre todo a los trabajadores que están exentos de cumplir el límite estándar de horas máximas de trabajo.
A pesar de esta falta de regulación, en Canadá la mayoría de empresas han optado por disponer de un registro que verifique las horas de trabajo de sus empleados. El objetivo es poder hacer un seguimiento para evaluar posibles desviaciones.
El gigante asiático y una de las mayores economías del mundo no tiene ninguna regulación al respecto. Esto es debido a una serie de factores que hacen inviable este sistema. Las jornadas de trabajo son muy largas en comparación con Europa, por ejemplo. Por ello, no tiene ningún sentido establecer un sistema de este tipo cuando no hay un tope de jornadas de trabajo. Las regulaciones legales en China distan mucho de lo que, en realidad, ocurre en la práctica.
En este caso, este país sí que cuenta con una legislación específica. Las obligaciones se enmarcan dentro de la llamada Ley de Normas Laborales de Corea del Sur.
En la práctica, solo se aplica a empresas con más de 5 empleados, pero dependiendo de la industria y del tipo de trabajador. El objetivo es garantizar el cumplimiento de las normas básicas en materia laboral. En líneas generales, se establece que han de contar con dispositivos que garanticen la verificación de la hora de entrada y de salida de los empleados, así como del resto de cuestiones importantes (horas extraordinarias, descansos, etc.). Los registros deben estar conservados en un lugar visible y específico, sobre todo en lo que a inspecciones laborales se refiere. En el caso del país surcoreano, la responsabilidad no recae sobre las empresas, como en España, sino directamente sobre los empleados.
Por las últimas noticias difundidas, el gobierno de este país está trabajando en crear leyes más justas que garanticen una mayor protección de los derechos laborales.
En definitiva, esperamos que esta guía completa sobre el origen del control horario y sobre las distintas regulaciones a nivel internacional te haya servido para conocer un poco más sobre esta materia.
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